CÓDIGO ÉTICO
DESIGN ITALY SRL (“DESIGN ITALY” o “Compañía”) es una empresa que realiza comercio electrónico, principalmente de diseños y mobiliario italianos. La empresa vende tanto productos de marcas reconocidas como de nuevos diseñadores, incluso por comisión, en todo el mundo.
DESIGN ITALY es una plataforma de comercio electrónico para productos de alta calidad hechos en Italia, cuyo modelo de negocio se basa en dropshipping: la Compañía no tiene un almacén propio sino que se abastece directamente de los almacenes de fabricantes/mayoristas. Más del 60% de su facturación está relacionada con ventas al extranjero.
Este Código de Ética (“Código”) establece los principios de valor, así como expresa los compromisos, responsabilidades éticas y de conducta que la Compañía asume e implementa en el desarrollo de su actividad y que vinculan la conducta de quienquiera que trabaje para o dentro de la Compañía.
DESIGN ITALY reconoce que el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables y la observancia de los principios éticos son tanto una obligación como una fase crítica para el logro de los objetivos de la empresa y pueden aumentar la reputación y el éxito del sector.
Este Código proporciona orientación sobre los estándares mínimos de práctica empresarial que la empresa debe cumplir y no tiene como objetivo reemplazar o superar las leyes y regulaciones nacionales o europeas ni otros códigos profesionales o comerciales relacionados.
Este Código es el catalizador de la condición moral y testimonia el esfuerzo por dar sustancia a la dimensión ética para que sea reconocida por la comunidad.
Este Código es parte integral del modelo de Organización, gestión y control adoptado por la Compañía.
SECCIÓN I - Principios Generales
Art. 1 - Naturaleza del Código
El Código es un documento oficial de la Compañía, aprobado por el órgano de gestión, y recoge los principios mencionados y las normas de conducta que la Compañía cumple, definiendo a la vez las reglas generales que se aplican a todos los que trabajan con y para la Compañía. El propósito principal del Código es declarar los valores y normas de conducta a los que se pretende hacer referencia constante.
Además de aplicar el sistema previsto en el Modelo de Organización y Control (“Modelo”), desarrollado y adoptado conforme al Decreto Legislativo No. 231/01, el Código expresa la política de la Compañía y está dirigido a prevenir no solo faltas disciplinarias, sino también delitos penales directos o indirectos según la legislación sobre la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas y que son cometidos o intentados en interés y/o en beneficio de la Compañía por sujetos que operan en posición de gestión o subordinada.
Este Código, por lo tanto, atribuye y reconoce relevancia legal y eficacia obligatoria a los principios éticos y normas de conducta descritos a continuación, también con el fin de prevenir delitos corporativos.
Se han considerado aquí los procedimientos más relevantes en el momento de la redacción del Código. Esto no impide que DESIGN ITALY continúe revisando políticas y procedimientos internos, teniendo en cuenta las necesidades contingentes.
La violación de los principios establecidos por el Código compromete la relación de confianza entre la Compañía y el infractor y será perseguida con firmeza, prontitud e incisividad mediante procedimientos disciplinarios apropiados y sanciones proporcionales, independientemente de la posible relevancia penal de la conducta y/o el inicio de procesos penales si ocurre un delito, o acciones legales relacionadas de cualquier otra naturaleza.
Por lo tanto, DESIGN ITALY se compromete a cumplir con las leyes y regulaciones.
La ética de los comportamientos no solo tiene su estricta adhesión como paradigma: va más allá y se basa en la voluntad de adoptar, en diferentes situaciones, los más altos estándares de conducta.
La corrección y transparencia deben, por tanto, distinguir las acciones de DESIGN ITALY, evitando información engañosa y conductas que aprovechen injustamente posiciones de debilidad o falta de conocimiento de otros.
Respetando la libre empresa y la propiedad privada, habiendo afirmado la función social del libre mercado, maximizar el rendimiento económico y financiero de las empresas pasa por relaciones comerciales adecuadas con clientes y proveedores y el reconocimiento apropiado de la contribución de sus empleados.
Para ello, los procedimientos internos transparentes y objetivos representan un factor de protección también conforme al Decreto Legislativo No. 231/2001 sobre la responsabilidad administrativa de las entidades.
Dado que las políticas y procedimientos contenidos en este Código resumen los beneficios, líneas de conducta y responsabilidades mutuas, la Compañía le invita a revisarlos cuidadosamente. Para una explicación más detallada sobre ciertos temas, contacte al jefe de recursos humanos o al consejo de supervisión.
Cualquier renuncia a las políticas de conducta corporativa y ética solo puede ser implementada por el órgano de gestión, y será divulgada oportunamente en la medida permitida por la ley.
Este Código forma parte de las políticas y procedimientos de la Compañía.
Art. 2 - Destinatarios y obligaciones
Este Código se aplica a lo siguiente:
- accionistas;
- órganos corporativos establecidos, así como cualquier persona que ejerza, incluso de facto, los poderes de representación, toma de decisiones o control dentro de la Compañía;
- Personal de la Compañía, incluidos colaboradores, agentes, etc.;
- consultores y proveedores de bienes y servicios, incluidos los profesionales, subcontratistas y cualquier persona que realice actividades en nombre y por cuenta de la Compañía o bajo su control;
- terceros que tengan relaciones con la Compañía, incluidos los clientes.
Los destinatarios mencionados del Código deben observar y respetar sus principios y cumplir con sus normas de conducta.
El conocimiento y cumplimiento de las disposiciones del código son un requisito esencial para el establecimiento y mantenimiento de relaciones colaborativas con terceros, hacia quienes DESIGN ITALY se compromete a proporcionar toda la información relacionada en un contexto de absoluta transparencia.
Los destinatarios de las categorías 1., 2., 3., en caso de incumplimiento de las disposiciones del Código, están sujetos a sanciones disciplinarias, dada la naturaleza obligatoria del Código conforme y para los fines de los Artículos 2014 (diligencia del empleado) y 2015 del Código Civil italiano (deber de lealtad).
El sistema disciplinario de la Compañía prevé expresamente la terminación de la relación laboral en presencia de conductas de gravedad significativa, sin perjuicio de la solicitud de indemnización por daños conforme al Estatuto de los Trabajadores y a los Convenios Colectivos Nacionales aplicables.
En caso de incumplimiento por parte de los destinatarios indicados en los puntos 4. y 5. anteriores, esto podrá constituir una cláusula expresa de resolución de la relación por incumplimiento atribuible.
Art. 3 - Vigencia del Código
El Código entra en vigor en la fecha de su aprobación por el órgano de gestión de la Compañía.
Para que sea vinculante, el Código debe compartirse dentro de la Compañía entregando una copia a los accionistas, al consejo de administración y al personal.; también debe colocarse una copia en el tablón de anuncios de la empresa; el Código también se difunde mediante información específica enviada a clientes, proveedores, subcontratistas y consultores - con una solicitud expresa de adherirse a los principios establecidos en relación con su posible participación en actividades con riesgo de delitos - así como mediante publicación en el sitio web de la empresa DESIGN ITALY.
Sin embargo, deben estar disponibles más copias de este Código en la sede social de la Compañía, custodiadas por el órgano de gestión.
Lo anterior es sin perjuicio del derecho a modificar, añadir y actualizar el Código, sujeto a la aprobación de la dirección y al dictamen del consejo de supervisión establecido, de forma periódica o cuando surja la necesidad.
Los destinatarios según el Art. 2 deben ser notificados inmediatamente sobre cualquier cambio.
Art. 4 - Interpretación del Código
Cualquier conflicto de interpretación entre los principios y contenidos de los procedimientos de la Compañía y el Código se considerará resuelto a favor de este último.
El órgano de gestión y el consejo de supervisión, este último descrito con mayor detalle a continuación, deben encargarse de resolver cualquier cuestión relativa a la interpretación y aplicación del Código.
Art. 5 - Actividades de supervisión, infracciones y sanciones
La función de supervisión respecto al cumplimiento y funcionamiento del Código y del Modelo de Organización, Gestión y Control se atribuye al consejo de supervisión (en adelante: SB).
El SB detecta, a través de cualquier fuente de conocimiento, cualquier violación del Código y las reporta al órgano de dirección, que formalmente acusa a los infractores, imponiéndoles las sanciones previstas en el sistema disciplinario adoptado, según el tipo de infracción, y en base a la gravedad de las circunstancias y tras la coordinación necesaria con los órganos corporativos y los sindicatos.
En particular, con respecto a los trabajadores subordinados, la sanción por infracciones reglamentarias se impone en cumplimiento de los Artículos 2103, 2106 y 2118 del Código Civil italiano, el Artículo 7 del Estatuto de los Trabajadores No. 300/1970, así como las normativas vigentes en el momento de la comisión del acto respecto a despidos y los procedimientos establecidos en el Convenio Colectivo Nacional de Trabajo aplicable al caso específico.
En las relaciones contractuales, dependiendo de la gravedad de la violación, el contrato firmado puede ser rescindido por incumplimiento grave, conforme a los Artículos 1453 y 1455 del Código Civil italiano.
Cuando el infractor es un miembro de la dirección de la Empresa, la presunta infracción por parte de un miembro de los órganos de dirección y/o control se evalúa según su gravedad y puede resultar en la revocación por causa justificada del nombramiento, aprobada por el órgano administrativo.
Si el infractor es un accionista, el SB evalúa, en coordinación con los directores, la gravedad de la violación con el fin de imponer la sanción.
SECCIÓN II - PRINCIPIOS DE VALOR
Art. 6 - Política general sobre igualdad de oportunidades laborales
La empresa se compromete a garantizar la igualdad de oportunidades laborales. Todas las decisiones comerciales, políticas y procedimientos cumplen con las leyes antidiscriminatorias. La Empresa no practicará ni tolerará discriminación ilegal (incluyendo cualquier forma de acoso ilícito). La política de la Empresa está dirigida a todos los funcionarios, gerentes, empleados y candidatos de la Empresa. Todos estos individuos están, al mismo tiempo, protegidos y obligados por este Código.
Art. 7 - Sanciones previstas por la violación de la política de igualdad de oportunidades laborales de DESIGN ITALY
Cualquier funcionario, gerente o empleado que, tras la debida investigación, sea encontrado culpable de discriminación, acoso o represalias contra otra persona, estará sujeto a las sanciones disciplinarias correspondientes. Incluso si la conducta de la persona no constituye legalmente discriminación, acoso o represalias, cualquier funcionario, gerente o empleado que incurra en un comportamiento inapropiado e incompatible con este Código será sancionado disciplinariamente.
Art. 8 - Ética empresarial
DESIGN ITALY asegura que todas las partes que operan en ella cumplan con los principios de corrección y lealtad en el desempeño de sus funciones internas y externas, también con el fin de mantener la imagen y la relación de confianza establecida con los Clientes, así como con su propio personal interno.
En ningún caso el interés o beneficio de la Compañía podrá inducir y/o justificar conductas deshonestas.
La Compañía, cumpliendo con el principio de transparencia, se compromete a divulgar información correcta, clara, veraz y completa en favor de terceros.
En cumplimiento de la normativa nacional y de la UE sobre competencia, así como de las directrices y directivas de la Autoridad Italiana de Competencia, la Compañía no incurre en conductas ni firma acuerdos que puedan influir negativamente en el régimen de competencia entre los distintos operadores en el mercado de referencia, ni perjudicar a los usuarios y consumidores en general, orientando su comportamiento hacia la equidad comercial, previniendo y condenando prácticas desleales de cualquier tipo y naturaleza.
Con miras a la sinergia y eficiencia de los procesos empresariales, la Compañía cumple con un modelo de arriba hacia abajo según el cual cada miembro individual de la Compañía, basado en su posición dentro del organigrama de la empresa, evaluado principalmente por criterios de mérito, es responsable de sus propias acciones y omisiones.
Las personas que desempeñan funciones de gestión, representación y control dentro de la empresa, también a nivel departamental o funcional, supervisan y coordinan al personal subordinado y/o coordinado, cuyas acciones cumplen con los términos de la ley.
Las personas que operan dentro de la Compañía, o a quienes se les confía la realización de ciertos servicios, cuentan con los requisitos comprobados de competencia, profesionalismo y experiencia; la Compañía se ocupa constantemente de la formación, actualización y crecimiento en el rol.
La Compañía previene y condena cualquier forma de discriminación y/o abuso tanto en las relaciones internas como externas.
La Compañía garantiza a su personal condiciones laborales dignas en entornos seguros, higiénicos y saludables, y adopta toda iniciativa e intervención destinada a prevenir la ocurrencia de accidentes, actualizando y manteniendo constantemente todas las medidas de seguridad relacionadas, comprometiéndose a respetar y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad. La Compañía prepara y comunica las directrices de implementación correspondientes para este fin; finalmente, promueve la participación de los empleados en el proceso de prevención de riesgos y la protección de la salud en relación consigo mismos, sus compañeros y terceros.
DESIGN ITALY contribuye a la difusión y concienciación sobre temas de protección ambiental y gestiona sus actividades de manera ecológica, en cumplimiento con la normativa nacional y de la UE vigente, persiguiendo la excelencia y estableciendo como objetivo la mejora continua de su desempeño en este ámbito. El medio ambiente es un activo primordial que DESIGN ITALY protege, en cumplimiento con los principios de desarrollo sostenible, considerando el impacto ambiental de nuevas actividades, utilizando los recursos de manera responsable y consciente – incluidos los recursos naturales – y manteniendo altos índices de seguridad y protección ambiental mediante la implementación de sistemas de gestión efectivos. Para ello, la Compañía realiza sus actividades buscando un equilibrio continuo entre la eficiencia y las necesidades sociales y ambientales, prestando gran atención a colocar en el mercado sobre todo productos diseñados y fabricados con una visión de sostenibilidad.
La Compañía cumple con la implementación de los requisitos de protección de datos, así como con las recomendaciones y avisos de la Autoridad Italiana de Protección de Datos.
Cada empleado está obligado a no usar ni divulgar información y datos confidenciales salvo en la medida requerida por la ley y de acuerdo con el desempeño de sus funciones.
La Compañía se compromete a garantizar la satisfacción del cliente de sus Clientes, tanto actuales como potenciales, y responde a las demandas y expectativas de los usuarios con la intención de ofrecer, en su campo de negocio, servicios cada vez más competitivos marcados por altos estándares de calidad, máxima profesionalidad y flexibilidad.
CAPÍTULO III - CRITERIOS DE CONDUCTA
Art. 9 - Gobierno Corporativo
DESIGN ITALY considera un entorno de control adecuado y efectivo como un elemento fundamental de su organización, entendido como un conjunto de herramientas, procesos y órganos necesarios y útiles para dirigir, gestionar y verificar las operaciones comerciales con miras a una operación empresarial eficiente y ética.
- a) Accionistas
Los Accionistas son los primeros destinatarios del Código y se comprometen a respetarlo, promoverlo y compartirlo.
La Compañía asegura que los Accionistas no se coloquen en conflicto con los intereses corporativos persiguiendo sus propios intereses o los de terceros, ni adoptando comportamientos sesgados y, en cualquier caso, operando en conflicto con las actividades empresariales.
- b) Directores
La Compañía involucra a todos los directores en la adopción de decisiones que recaen dentro de su responsabilidad, garantizando los intereses de la minoría y asegurando información oportuna y completa, así como transparencia y accesibilidad a datos e información relevantes. El órgano de gestión, consciente de su papel y responsabilidad y de la función de liderazgo hacia quienes trabajan en la Compañía, desempeña sus funciones con profesionalismo, autonomía e independencia.
Los directores y quienes desempeñan sus funciones, incluso de forma delegada, no deben impedir ni obstaculizar la actividad de control por parte de las personas encargadas. Cualquier persona, dentro del ámbito de sus competencias, debe participar y facilitar el funcionamiento del sistema de control corporativo, sensibilizando al personal al respecto.
Los directores tienen el deber de abstenerse de cualquier actividad colateral que pueda perjudicar los intereses de la Compañía, o de perseguir sus propios intereses o los de terceros, incluso si solo son potencialmente conflictivos y/o perjudiciales para la propia Compañía. En este caso, están sujetos a la obligación de informar oportunamente al SB.
El órgano de gestión se compromete a hacer cumplir tanto los valores establecidos en este Código, promoviendo su difusión y compartición también a terceros, como los requisitos establecidos en el Modelo adoptado por la Compañía con el fin de prevenir delitos.
Art. 10 - Recursos humanos y política de personal
La Compañía presta especial atención al reclutamiento de personal, asegurando el cumplimiento de los valores de igualdad de oportunidades e igualdad conforme a lo dispuesto en la ley sobre el tema, el Estatuto de los Trabajadores y el Convenio Colectivo Nacional de Trabajo aplicable.
- a) Reclutamiento y relaciones del personal con la Compañía
El jefe del departamento de recursos humanos y, en su ausencia, el director general u otra persona delegada por este, tiene la tarea de verificar la correspondencia del perfil de los candidatos con las necesidades de la Compañía, en cumplimiento de los principios establecidos por la legislación y la formación obligatoria del personal bajo categorías protegidas.
La contratación requiere la firma válida entre la Compañía y el candidato del contrato laboral aplicable, que debe indicar todos los elementos fundamentales de la relación establecida.
Al contratar y durante el primer período de inserción en la empresa, cada empleado recibe una formación e información precisa sobre sus deberes, medidas de seguridad e higiene en el trabajo, protección ambiental y principios de valor y normas de conducta previstas por el Código y el Modelo.
Las relaciones laborales se basan en principios de respeto mutuo, trato justo y meritocracia. La Compañía se opone y sanciona cualquier forma de favoritismo o discriminación y favorece la inclusión de jóvenes en quienes invertir para asegurar el crecimiento y desarrollo del negocio.
La gestión de la relación y la elección del tipo de contrato se basan en una evaluación cuidadosa del historial del individuo, teniendo en cuenta las solicitudes y necesidades del mismo y adoptando modelos contractuales flexibles entre los ofrecidos por la legislación vigente.
El poder de supervisión se ejerce con objetividad y equilibrio en pleno cumplimiento de los derechos del personal: asimismo, el personal presta la máxima colaboración en la observancia de las instrucciones dadas por los sujetos en puestos superiores, realizando las tareas asignadas con la mayor diligencia y pericia en cumplimiento del Artículo 2014 del Código Civil italiano.
- b) Normas laborales
Al aceptar trabajar para DESIGN ITALY, los empleados se comprometen, frente a la Compañía y sus colegas, a respetar ciertas reglas de conducta y comportamiento.
El propósito de estas normas no es limitar los derechos de los empleados, sino hacerles comprender el tipo de conducta requerida. Las expectativas de DESIGN ITALY hacia los empleados son las siguientes:
- comportarse y gestionar todas las actividades laborales de manera ética y honesta;
- enfrentar sus responsabilidades laborales y los objetivos de la Compañía con entusiasmo, profesionalismo y seguridad;
- promover la cordialidad en las relaciones con empleados, clientes y proveedores en un espíritu de cortesía, cooperación y preocupación;
- actuar con todos los empleados, clientes y proveedores sin discriminación;
- estar física y mentalmente apto para trabajar en el lugar de trabajo (por ejemplo, no bajo la influencia de alcohol o drogas);
- asistir debida y puntualmente al lugar de trabajo, minimizando ausencias, retrasos y salidas anticipadas;
- notificar con anticipación en caso de ausencia o retraso inevitable conforme a la política establecida;
- cumplir con sus responsabilidades laborales de manera completa y efectiva;
- mantenerse activamente comprometido en el desempeño de sus funciones durante el horario laboral;
- desempeñar sus funciones laborales con prudencia y atención, en pleno cumplimiento de todas las normativas de salud y seguridad;
- preservar la confidencialidad de la información adquirida en el curso del trabajo, generalmente no pública;
- evitar adoptar una conducta que pueda dar lugar a un conflicto de interés real o potencial;
- proteger los bienes de la Compañía para evitar daños, pérdidas, abusos o robos;
- reportar accidentes, lesiones (propias o de colegas), incendios, robos u otros incidentes inusuales inmediatamente después de que ocurran, o tan pronto como se descubran;
- respetar todas las políticas, normas y procedimientos de la Compañía, así como las instrucciones específicas de su supervisor;
- abstenerse de usar los bienes, servicios o materiales de la Compañía para fines personales;
- asegurarse de que su apariencia, discurso y actitud estén en línea con altos estándares de profesionalismo y decoroum.
Art. 11 - Confidencialidad
En ocasiones, al desempeñar sus respectivas funciones, los destinatarios de este Código podrían llegar a desempeñar el papel de persona de confianza y recibir o contribuir a la creación de información confidencial y/o reservada respecto a los servicios de DESIGN ITALY.
Esta información confidencial y/o reservada incluye, pero no se limita a: políticas comerciales, de marketing, legales y contables, planes, procedimientos, estrategias y técnicas; información sobre las ganancias y métodos de negocio de nuestra Compañía; proyectos, planes y resultados de investigación y desarrollo; nombres y direcciones de empleados, proveedores, clientes y clientes potenciales de la Compañía; información financiera, de crédito y de precios; y cualquier otro dato o información relacionada con las actividades de la Compañía, generalmente no disponible al público.
Está prohibido usar o divulgar dicha información confidencial y/o reservada durante el período de empleo en la Compañía o después de la finalización de la relación laboral, excepto en caso de necesidad durante el desempeño de las funciones laborales en nombre de DESIGN ITALY y en la protección de los intereses de la Compañía.
El uso o divulgación de información confidencial y/o reservada que viole esta Política resultará en la aplicación de las sanciones disciplinarias correspondientes. En particular, todas las llamadas o solicitudes de información recibidas, relacionadas con las actividades de la Compañía, deben ser reportadas exclusivamente al responsable del proceso que gestiona la actividad/negocio en cuestión.
En caso de duda, se debe consultar a cualquier miembro de la gerencia para aclaración.
Además, está prohibido discutir información confidencial sobre la Compañía o sus actividades en ascensores, pasillos, restaurantes, con clientes o en cualquier lugar público donde otros puedan escuchar.
Art. 12 - Ética Empresarial y Conflictos de Interés
Un principio básico de conducta ética requiere que cada empleado de DESIGN ITALY apoye positivamente las actividades comerciales de la Compañía, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Un método importante para cumplir con este compromiso es asegurarse de que las negociaciones comerciales nunca estén influenciadas – ni siquiera en apariencia – por intereses personales.
En particular, y solo a modo de ejemplo, durante el período de empleo con la Compañía, los empleados nunca deben, ni directa ni indirectamente:
- trabajar para, estar asociado con, proveer servicios o materiales de cualquier tipo a, o recibir compensación de cualquier competidor de la Compañía;
- tener intereses financieros en cualquiera de los clientes, prospectos, competidores, proveedores o vendedores de la Compañía;
- exigir regalos, dinero, servicios o cualquier cosa de valor de cualquiera de los competidores, clientes, clientes potenciales o proveedores de la Compañía;
- aceptar regalos, dinero, servicios o cualquier cosa de valor de cualquiera de los competidores, clientes, clientes potenciales o proveedores de la Compañía;
- trabajar o colaborar de cualquier manera, sin importar la naturaleza de dicha colaboración, fuera de la Compañía de tal forma que pueda interferir o entrar en conflicto con los deberes y responsabilidades hacia DESIGN ITALY;
- usar el nombre de la Compañía para cualquier actividad externa, incluyendo el patrocinio de equipos deportivos, el apoyo a organizaciones benéficas y/o la realización de negocios con entidades externas sin la aprobación de un ejecutivo de la Compañía.
Esto no impide socializar con clientes, competidores y proveedores, pero los empleados, al socializar, no deben infringir ninguno de los puntos anteriores y deben evitar que surjan conflictos de interés, incluidos los potenciales.
Para entender si un empleo específico o actividad externa podría dar lugar a un conflicto de interés real o solo potencial, o interferir con sus responsabilidades hacia la Compañía, se invita al empleado a contactar al jefe del departamento de recursos humanos y verificar la situación junto con este. En casos más complejos y delicados, el gerente de oficina, a su vez, puede contactar al director general.
Se requiere que todos los empleados reporten cualquier violación real o sospechada de las políticas y procedimientos de la Compañía o de las leyes y regulaciones nacionales y locales aplicables. Se anima a los empleados a reportar tales violaciones reales o sospechadas a sus superiores. La empresa se compromete a examinar objetivamente todas las quejas recibidas, en colaboración con el SB, y a tomar las medidas necesarias.
Se requiere que todos los empleados declaren que han leído y están conscientes de que la Compañía aplicará tolerancia cero en caso de violaciones a esta política y las obligaciones que implica.
Art. 13 - Relaciones con la Administración Pública
El compromiso de DESIGN ITALY está totalmente orientado a alcanzar los más altos estándares de integridad. Esto significa hacer negocios de manera ética y en cumplimiento con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Los empleados, colaboradores y, en general, quienes sean comparables al personal de la Compañía deben entender que cualquier actividad ilícita podría dañar la reputación de la Compañía y causar graves consecuencias negativas tanto para ellos como para la Compañía y las personas involucradas.
Además, todos los empleados deben evitar cualquier práctica que pueda incluso generar sospechas de acción ilegal. El propósito de esta política es afirmar los estándares de conducta requeridos. La Compañía enfatiza que este compromiso fundamental de hacer negocios de manera ética y en cumplimiento con todas las leyes y regulaciones aplicables adquiere particular importancia en relación con los contratos de adquisición que involucran a organismos públicos.
DESIGN ITALY se compromete a una conducta ética y legal, como se describe a continuación, y sus empleados están obligados a cumplir con las políticas y procedimientos de la Compañía, así como con las leyes y regulaciones estatales y locales aplicables. Esta obligación también incluye los siguientes puntos:
- Se prohíbe a todos los empleados dar, ofrecer o prometer valores de cualquier tipo a funcionarios públicos para influir o recompensar un acto oficial.
- Está prohibido que todos los empleados den u ofrezcan valores de cualquier tipo a funcionarios públicos con la intención de obtener un contrato o un trato preferencial.
- Está prohibido para todos los empleados dar, intentar dar, ofrecer y exigir, aceptar o intentar aceptar cualquier tipo de regalo en efectivo a un contratista directo, al empleado de un contratista directo, a un subcontratista directo o al empleado de un subcontratista directo con el fin de obtener o recompensar ilícitamente un trato preferencial relacionado con una contratación pública directa o con una subcontratación en caso de una contratación directa.
- Para evitar incluso la sospecha de acciones ilícitas, la política de la Compañía prohíbe a todos los empleados aceptar objetos de valor de cualquier tipo para uso o consumo personal de cualquier empleado o representante de cualquier vendedor o subcontratista.
DESIGN ITALY no tolerará violaciones a las políticas y procedimientos de la Compañía, ni a las leyes y regulaciones estatales y locales aplicables.
Cualquier infracción a este Código en la contratación pública y privada estará sujeta a sanciones disciplinarias, que incluso pueden llevar a la terminación del contrato laboral, y podría tener consecuencias penales y/o civiles para las personas involucradas.
Todos los empleados están obligados a reportar cualquier violación real o sospechada de las políticas y procedimientos de la Compañía o de las leyes y regulaciones estatales y locales aplicables. Se anima a los empleados a reportar tales violaciones reales o sospechadas a sus superiores.
DESIGN ITALY se compromete a examinar objetivamente todas las quejas recibidas, en colaboración con el SB, y a tomar las medidas necesarias. Todos los empleados están obligados a declarar que han leído y son conscientes de que la Compañía aplicará tolerancia cero en caso de violaciones a este Código y las obligaciones que implica.
La Compañía también garantiza la máxima disponibilidad y colaboración en las relaciones con las Autoridades Públicas, como la Autoridad Italiana de Protección de Datos o la Autoridad Italiana de Competencia en ocasión de inspecciones y verificaciones; asimismo, asegura, si se requiere o solicita, información completa, provisión de datos y documentación en cumplimiento con los principios de transparencia y corrección y las funciones institucionales de las autoridades.
El SB asegura que las relaciones con las autoridades respeten los principios y valores establecidos, identifica y reporta cualquier violación y responsabilidades de los infractores al director general.
La Compañía previene y se opone a cualquier conducta activa o pasiva que se materialice en artificios y engaños realizados, por cualquier medio, por un individuo dentro de la Compañía y dirigidos a obtener injustificadamente financiamiento, subsidios o provisiones otorgadas por entidades públicas nacionales y/o comunitarias, o a distraer su uso restringido.
En caso de desembolso, la Compañía tiene una obligación de reporte en relación con estas atribuciones.
Como parte de las actividades empresariales destinadas a obtener licencias, permisos, concesiones administrativas y similares, los miembros de la Compañía deben basar su trabajo en la máxima diligencia, corrección y atención.
La Compañía colabora activamente, si es necesario, con las autoridades judiciales, organismos de seguridad y cualquier funcionario público en el contexto de inspecciones, controles, investigaciones o procedimientos judiciales.
Art. 14 - Relaciones externas
El objetivo de la Compañía es aumentar el grado de satisfacción y aprecio por sus servicios, sensibilizando sobre las necesidades de los clientes, incluidos los potenciales, y proporcionando información previa completa.
Estas relaciones se gestionan según criterios de colaboración, disponibilidad, profesionalismo y transparencia, respetando la confidencialidad, con el fin de construir relaciones sólidas y duraderas caracterizadas por la confianza mutua.
La elección de proveedores se basa en una cuidadosa evaluación técnica y económica considerando los siguientes parámetros: análisis de los productos, la oferta, conveniencia económica, idoneidad técnica y profesional, competencia y fiabilidad.
Compartir el Código es un requisito indispensable para el establecimiento y mantenimiento de relaciones de suministro. Los productos y/o servicios suministrados deben en todo caso cumplir y estar justificados por necesidades comerciales concretas, motivadas e ilustradas por escrito por los responsables que asumen compromisos de gasto, dentro de los límites del presupuesto disponible.
Como parte de las relaciones continuas para el suministro de bienes y servicios, así como con cualquier proveedor potencial, la Compañía mantiene relaciones basadas en los principios de buena fe y transparencia y respeto por los valores de equidad, imparcialidad, lealtad e igualdad de oportunidades.
Al finalizar cada relación y, en todo caso, antes de completar el pago por los suministros recibidos, la Compañía verifica la calidad, adecuación y puntualidad del servicio recibido y el cumplimiento de todas las obligaciones asumidas por la contraparte, y cumple con los requisitos de la normativa fiscal.
Las relaciones con consultores externos, colaboradores y cualquier subcontratista se basan en los mismos principios y criterios de selección.
La Compañía, para proteger su imagen y sus recursos, no mantiene relaciones de ningún tipo con partes que no operen conforme a la normativa aplicable o que se nieguen a adaptarse a sus procedimientos o a los principios y valores establecidos en el Código.
Los miembros de la Compañía tienen prohibido solicitar favores, regalos y/o otros beneficios a consultores y proveedores, o darles o prometerles beneficios similares, incluso si están destinados a optimizar la relación con DESIGN ITALY.
El cumplimiento de estas disposiciones está confiado al SB, que informa de cualquier violación constatada al órgano de gestión. Los miembros de la Compañía deben informar al SB de cualquier circunstancia que pueda constituir un incumplimiento de las disposiciones de esta sección.
La Compañía basa sus relaciones con sus socios comerciales y empresas competidoras en el cumplimiento oportuno de la ley, las reglas del mercado, los principios inspiradores de la competencia leal y la lucha contra cualquier forma de acuerdo o conducta ilícita o colusoria.
La Compañía mantiene relaciones constantes con los sindicatos para asegurar un diálogo participativo y decisiones compartidas sobre los asuntos sociales que le conciernen.
Las relaciones con los medios de comunicación son gestionadas en nombre de la Compañía por el director general, o por una persona a quien se le haya asignado también la función de oficial de prensa o portavoz pro tempore, para garantizar la seguridad, coherencia, integridad, uniformidad y carácter inequívoco de la información.
El personal, incluso si se le solicita, tiene prohibido mantener relaciones con los medios de comunicación o emitir declaraciones públicas, divulgar datos e información concernientes a la Compañía, aún más si pueden influir y/o comprometer la imagen empresarial de DESIGN ITALY.
Art. 15 - Protección de la privacidad
La Compañía cumple con el Código de Privacidad actualizado bajo el Decreto Legislativo No. 53/2019 y el Decreto Legislativo No. 101/2018 en cumplimiento con el RGPD.
La Compañía opera en cumplimiento de los derechos de quienes tratan con la protección de datos personales, ya sean empleados, colaboradores, clientes o proveedores, y les proporciona información completa y actualizada sobre el tratamiento de datos – tanto ordinarios como potencialmente sensibles – adquiridos o que se adquirirán y/o procesarán durante el curso del negocio, y requiere el consentimiento informado siempre que sea necesario.
A menos que se informe específicamente a los titulares de los datos, dichos datos no pueden ser comunicados, divulgados ni utilizados para fines distintos a los impuestos por la ley y por el Convenio Colectivo Nacional vigente, tanto dentro como fuera de la Compañía. La Compañía ha designado un responsable interno, así como personas encargadas del tratamiento de datos que son responsables de cumplir con la normativa sectorial.
Se prohíbe a las personas que trabajan dentro de la Compañía, tanto en puestos superiores como subordinados, alterar de cualquier forma el funcionamiento del sistema informático y en línea, o modificar de cualquier manera los datos, información y programas instalados con el fin de obtener directa y/o indirectamente ventajas o beneficios para la actividad empresarial.
La Compañía aseguró a los titulares de los datos que sus datos personales se procesan de acuerdo con las medidas mínimas de seguridad apropiadas en cumplimiento con la legislación vigente, en su sede, y siempre por personal autorizado.
DESIGN ITALY supervisa continuamente la actualización de sus medidas de seguridad.
Art. 16 - Gestión contable y financiera
La Compañía proporciona una representación clara, correcta y veraz de sus registros realizados conforme al Código Civil italiano, principios contables y en cumplimiento con la normativa fiscal aplicable, para garantizar la transparencia y oportunidad de la verificación. DESIGN ITALY también previene la creación de registros falsos, incompletos o engañosos para que no se emitan ni registren fondos no presupuestados, secretos o no registrados, ni aquellos mantenidos en cuentas personales, ni facturas por transacciones total o parcialmente inexistentes.
De conformidad con la legislación aplicable, está expresamente prohibido a los directores representar, en los estados financieros, en los libros de la empresa y en las comunicaciones dirigidas a los accionistas y/o terceros, hechos que no correspondan a la verdad, u omitir información sobre la situación económica, patrimonial y financiera de DESIGN ITALY con el fin de engañar a los destinatarios de dicha información, causar daño financiero a los accionistas y acreedores corporativos, o comportarse de manera contraria a la legislación fiscal aplicable.
Para ello, de acuerdo con el principio de control representado por la separación de funciones, las operaciones contables individuales y su posterior supervisión y revisión son realizadas por sujetos diferentes cuyo ámbito está claramente identificado dentro de la Compañía, evitando que se les atribuyan poderes ilimitados y/o excesivos.
Se prohíbe cualquier acción u omisión que pueda impedir, dificultar o distorsionar las actividades de control reservadas a los accionistas o atribuidas a órganos internos y de control externos a la Compañía.
Está expresamente prohibido que cualquier persona utilice los fondos de la Compañía sin autorización y que establezca, posea y gestione fondos, incluidos los extranjeros, que no resulten de la contabilidad oficial.
Cualquier violación de esta sección debe ser reportada de inmediato por quien tenga conocimiento de ella, al SB y al órgano de gestión.
Los procedimientos de la Compañía y el modelo de organización, gestión y control según el Decreto Legislativo No. 231/2001 regulan la conducta de las operaciones y transacciones económicas de las que debe ser posible identificar, en relación con los recursos financieros utilizados o por utilizar, la autorización, consistencia, congruencia, correcta contabilización y verificabilidad de dichas operaciones y transacciones.
El sistema coordinado de supervisión interna contribuye a la mejora de la eficiencia de la gestión y constituye una herramienta de apoyo indispensable para la acción directiva.
Las partes que tienen las facultades de desembolso de recursos económicos y de cobro en nombre de la Compañía deben ser diferentes de las personas encargadas de la supervisión.
Las comunicaciones corporativas deben ser claras, veraces, correctas, transparentes y exhaustivas; deben cumplir con los principios, criterios y formalidades previstos en el Código Civil italiano, los principios contables y en cumplimiento de la legislación fiscal, así como de leyes especiales y regulaciones aplicables.
Los estados financieros anuales o intermedios, los prospectos informativos, los libros de la empresa y, en general, los informes o comunicaciones sobre la situación económica, patrimonial y financiera requeridos por la ley, los registros contables y los libros de la empresa de DESIGN ITALY son documentos elaborados según los principios de transparencia y equidad.
El personal es sensibilizado para prevenir operaciones que puedan conducir al lavado de dinero.
La Compañía puede otorgar contribuciones y patrocinios a personas privadas y entidades públicas y sin fines de lucro, especialmente si están dirigidos a objetivos sociales, culturales y solidarios, en cumplimiento de las disposiciones contables, civiles y fiscales.
Art. 17 - Prevención de delitos según el Decreto Legislativo No. 231/01
El Decreto Legislativo No. 231/2001 introdujo el principio de la responsabilidad administrativa de las empresas debido a un acto ilícito cometido en su interés o en beneficio de personas en posiciones superiores o subordinadas.
Los artículos 6 y 7 del Decreto Legislativo No. 231/2001 otorgan, sin embargo, la posibilidad de que la empresa quede exonerada de responsabilidad en caso de que, por iniciativa propia, haya adoptado y efectivamente implementado un modelo de organización, gestión y control adecuado para prevenir la comisión de delitos, confiando al SB el poder de supervisión para prevenir dichos delitos.
Para identificar y delimitar el riesgo de tales delitos, la Compañía ha realizado una evaluación de los riesgos relacionados con su negocio y funciones relacionadas con respecto a la posible verificación de tales delitos y ha adoptado el Modelo mencionado en la segunda sección anterior.
El Modelo debe ser actualizado por el SB cuando se realicen adiciones al Decreto Legislativo No. 231/2001, o si surgen nuevas áreas de riesgo dentro de la Compañía.
Este Código coordina e integra el modelo adoptado por DESIGN ITALY, con el que identifica sinérgicamente las normas de conducta que deben cumplir las personas que operan en las áreas/funciones evaluadas y registradas como de riesgo de delito.
Las personas que operan en estas áreas, funciones y/o direcciones deben cumplir con el Código previsto, o arriesgarse a las sanciones previstas en el sistema disciplinario.
El SB es la entidad corporativa encargada de las actividades de supervisión, así como de la actualización y adaptación del Modelo. Es autónoma e independiente, distinta de la propiedad y gestión de la Compañía, pero inherente a la actividad empresarial de la Compañía en virtud de la coordinación con los órganos de gestión y supervisión, y realiza continuamente sus funciones.
El SB está compuesto por personas con los requisitos necesarios de integridad, profesionalismo e independencia, así como habilidad y experiencia en las áreas de interés.
Al nombrar al SB, el órgano de gestión determina el número de miembros y la organización, establece el período de mandato, la sustitución de miembros, la renovación de mandatos, el presupuesto y la remuneración.
Dentro de estos límites y basándose en las facultades atribuidas por el Modelo, el SB cuenta con recursos estructurales y económicos/financieros propios, tiene el poder de autodeterminación respecto a su propia organización, regulación y funcionamiento y, en el desempeño de su mandato, puede ser asistido, si es necesario, por consultores externos.
El SB, en el ejercicio de sus facultades, hará:
- interpretar, aplicar y supervisar el cumplimiento del Código;
- supervisar el cumplimiento, funcionamiento, actualización y optimización del Modelo y del Código;
- realizar inspecciones, monitoreo y coordinación con otros órganos internos/externos;
- identificar y reportar cualquier infractor a los órganos designados, poniendo en marcha el procedimiento disciplinario.
Para estas actividades, el SB elabora un informe al órgano de gestión sobre el estado de avance del proceso de implementación tanto del Código como del Modelo en intervalos que se definirán, describiendo las intervenciones necesarias para mejorar la funcionalidad y eficacia del sistema de prevención.
En el cumplimiento de sus funciones, el SB interactúa constantemente con la dirección corporativa, así como con los responsables de las áreas individuales que deben proporcionar un flujo constante de información y coordinarse con él, además de poner a disposición la documentación necesaria para realizar las verificaciones.
El SB, en el desempeño de sus funciones, si es necesario, interactúa con entidades externas como autoridades supervisoras o dependencias de la Administración Pública.
SECCIÓN IV - REGLAS FINALES
Art. 18 - Referencia a la ley aplicable
El contenido de este Código debe coordinarse con las disposiciones de los estatutos sociales de la Compañía, el Código Civil italiano, el Código Penal italiano y leyes especiales con referencia a los delitos penales relacionados con la actividad empresarial, así como con el Estatuto de los Trabajadores y el Convenio Colectivo Nacional, y cualquier otra ley o regulación aplicable.
El Código se implementa en coordinación con los requisitos del Modelo adoptado por la Compañía.
El Código incorpora automáticamente todas las normativas presentes y futuras que definen las infracciones que conducen a la responsabilidad administrativa de una empresa, así como las destinadas a la prevención de delitos contra el sistema económico y constituye una salvaguarda indispensable para la Compañía y su negocio.
Art. 19 - Implementación
El SB está delegado por el órgano de gestión con la responsabilidad de gestionar todos los aspectos relacionados con la divulgación y aplicación del Código y el Modelo. El SB se vale de la colaboración de los miembros del consejo de administración y de las partes que delega, en investigaciones relacionadas con los procedimientos operativos y para la notificación y manejo de violaciones que le corresponde definir.
Estos procedimientos, al permitir una adecuada salvaguarda de la confidencialidad, deben regular la materia para garantizar una corrección general del proceso, evitando informes de poca importancia, no respaldados por hechos o completamente infundados, para adoptar decisiones solo con referencia a violaciones significativas. Para ello, el consejo de supervisión analiza y verifica los informes de posibles violaciones del Código y el Modelo recibidos por vías específicas (por ejemplo, fax, correo electrónico).
Sin embargo, el SB tiene derecho a recopilar directamente cualquier evidencia de violaciones del Código y el Modelo.
El SB es un punto de referencia para la interpretación del Código y el Modelo, utiliza estructuras, incluidas externas, para la verificación periódica y actualización del Código y el Modelo, asegurando también procesos efectivos de comunicación, formación y participación, coordinando iniciativas para su difusión y asegurando su comprensión.
El consejo de administración, asistido por las personas que pueda delegar, es responsable de preparar e implementar, basándose en las indicaciones del consejo de supervisión, planes internos adecuados de comunicación y formación sobre los principios éticos con los que DESIGN ITALY ha cumplido; se preparan planes similares para dar a conocer el sistema adoptado y los procedimientos para reportar cualquier violación conocida externamente.
La dirección tiene responsabilidad directa en relación con el Código y el Modelo. Para ello, debe conducirse conforme a los principios mencionados para dar ejemplo a sus colaboradores, quienes deben ser gestionados de manera que perciban el cumplimiento de los valores subyacentes como una parte esencial de su trabajo.
La dirección estimula a sus empleados a un análisis común de los aspectos relacionados con la aplicación e interpretación del sistema de organización y control implementado.
El consejo de administración informa puntualmente al SB sobre cualquier caso de posible violación del Código y del Modelo para tomar las medidas adecuadas.
El cumplimiento de los principios y normas del Código y su difusión y aplicación dentro del ámbito de las responsabilidades asignadas son una parte esencial e integral de las obligaciones contractuales de cada empleado.
