CODE ETHIQUE

DESIGN ITALY SRL ("DESIGN ITALY" ou "Société") exerce des activités de commerce électronique, principalement dans le domaine du design et de l'ameublement italiens. La société vend dans le monde entier, même sur commande, des produits de marques connues et de nouveaux designers.

DESIGN ITALY est une plateforme de commerce électronique de produits haut de gamme fabriqués en Italie, le modèle économique se base sur le dropshipping : la société ne dispose pas de son propre entrepôt de stockage mais puise directement dans les entrepôts des fabricants/grossistes. Plus de 60% de son chiffre d'affaires est lié à la vente à l'étranger.

Le présent Code éthique ("Code") énonce les principes de valeur, les engagements, les responsabilités éthiques et comportementales que la Société assume et met en œuvre dans l'exercice de son activité et qui dictent la conduite de toute personne travaillant pour ou au sein de la Société.

DESIGN ITALY reconnaît que le respect des lois et règlements en vigueur ainsi que l'observation des principes éthiques sont à la fois une obligation et une phase critique pour la réalisation des objectifs de la société pouvant accroître la réputation et le succès du secteur.

Le présent Code fournit des indications sur les normes minimales de pratique commerciale auxquelles l'entreprise doit se conformer et ne vise pas à remplacer ou à dépasser les lois et règlements nationaux ou européens ou d'autres codes professionnels ou commerciaux connexes.

Ce Code est le catalyseur de la condition morale et témoigne de l'effort pour donner corps à la dimension éthique afin qu'elle soit reconnue par la communauté.

Ce Code fait partie intégrante du modèle d'organisation, de gestion et de contrôle adopté par la Société.

SECTION I - Principes généraux

Art. 1 - Nature du Code

Le Code est un document officiel de la Société, approuvé par l'organe de gestion, il recueille les principes ci-dessus et les règles de conduite auxquels la Société se conforme, en définissant les règles générales qui s'appliquent à tous ceux qui travaillent avec et pour la Société. L'objectif principal du Code est de déclarer les valeurs et les règles de conduite auxquelles il faut constamment se référer.

Outre l'application du système prévu par le Modèle d'organisation et de contrôle ("Modèle"), élaboré et adopté conformément au décret législatif n° 231/01, le Code exprime la politique de la Société et vise à prévenir non seulement les infractions disciplinaires, mais aussi les infractions pénales directes ou indirectes au sens de la législation sur la responsabilité administrative des personnes morales commises ou tentées dans l'intérêt et/ou au profit de la Société par des sujets opérant dans une position de direction ou de subordination.

Par conséquent, le présent Code attribue et reconnaît une pertinence juridique et une efficacité obligatoire aux principes éthiques et aux normes de comportement décrits ci-après, ce dans le but de prévenir les délits d'entreprise.

Les procédures considérées comme les plus pertinentes au moment de la rédaction du Code ont été prises en compte ici. Cela n'empêche pas DESIGN ITALY de continuer à réviser les politiques et procédures internes, en tenant compte des besoins contingents.

La violation des principes établis par le Code compromet la relation de confiance entre la Société et le contrevenant et sera poursuivie avec fermeté, rapidité et incisive par le biais de procédures disciplinaires appropriées et de sanctions proportionnées, indépendamment de la pertinence pénale éventuelle de la conduite et/ou de l'ouverture d'une procédure pénale en cas de délit, ou d'une action en justice connexe de toute autre nature.

DESIGN ITALY s'engage donc à respecter les lois et les règlements.

L'éthicité des comportements n'a pas seulement pour paradigme leur stricte adhésion : elle va au-delà, et repose sur la volonté d'adopter, dans des situations différentes, les normes de conduite les plus élevées.

L'exactitude et la transparence doivent donc caractériser les actions de DESIGN ITALY, en évitant les informations trompeuses et les comportements qui profitent injustement des positions de faiblesse ou du manque de connaissances des autres.

Tout en respectant la libre entreprise et la propriété privée, après avoir affirmé la fonction sociale du libre marché, la maximisation des performances économiques et financières des entreprises passe par des relations commerciales correctes avec les clients et les fournisseurs et par une reconnaissance appropriée de la contribution de leurs employés.

À cette fin, des procédures internes transparentes et objectives représentent un facteur de protection selon le décret législatif n° 231/2001 relatif à la responsabilité administrative des entités.

Comme les politiques et les procédures contenues dans ce Code résument les avantages, les lignes de conduite et les responsabilités mutuelles, la Société vous invite à les examiner attentivement. Pour plus de détails concernant certaines questions, contactez le responsable des ressources humaines ou le conseil de surveillance.

Toute dérogation aux politiques de conduite et d'éthique de l'entreprise ne peut être mise en œuvre que par l'organe de direction, et sera rapidement divulguée dans la mesure permise par la loi.

Le présent code fait partie des politiques et procédures de la société.

Art. 2 - Destinataires et obligations

Le présent Code s'applique aux personnes suivantes

1. aux actionnaires ;
2. aux organes sociaux établis, ainsi qu'à toute personne qui exerce, y compris de facto, les pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle au sein de la Société ;
3. le personnel de la Société, y compris les collaborateurs, les agents, etc.;
4. les consultants et les fournisseurs de biens et de services, y compris les professionnels, les sous-traitants et toute personne qui exerce des activités au nom et pour le compte de la Société ou sous son contrôle ;
5. les tiers en relation avec la Société, y compris les clients.

Les destinataires susmentionnés du Code doivent observer et respecter ses principes et se conformer à ses règles de conduite.

La connaissance et le respect des dispositions du code sont une condition essentielle pour l'établissement et le maintien de relations de collaboration avec des tiers, envers qui DESIGN ITALY s'engage à fournir toutes les informations relatives dans un contexte de totale transparence.

Les destinataires des catégories 1., 2., 3., en cas de violation des dispositions du Code, sont soumis à des sanctions disciplinaires, vu le caractère obligatoire du Code en vertu et aux fins des articles 2014 (diligence du salarié) et 2015 du Code Civil Italien (devoir de loyauté).

Le système disciplinaire de la Société prévoit expressément la résiliation du rapport de travail en présence d'un comportement d'une gravité significative, sans préjudice de la demande de réparation des dommages conformément au Statut des travailleurs et aux Conventions collectives nationales applicables.

En cas de manquement de la part des catégories aux points 4. et 5. ci-dessus, cela peut constituer une clause de résiliation expresse du rapport pour cause d'inexécution imputable.

Art. 3 - Validité du Code

Le Code entre en vigueur à la date de son approbation par l'organe de gestion de la Société.

Pour être exécutoire, le Code doit être communiqué au sein de la Société par la remise d'une copie aux actionnaires, au conseil d'administration et au personnel; une copie doit également être affichée sur le tableau d'affichage de la société; le Code est aussi diffusé à l'extérieur par le biais d'informations spécifiques envoyées aux clients, aux fournisseurs, aux sous-traitants et aux consultants - avec la demande expresse d'adhérer aux principes énoncés en ce qui concerne leur éventuelle implication dans des activités à risque de délits - ainsi que par la publication sur le site Internet de la société DESIGN ITALY.

D'autres exemplaires du présent code doivent toutefois être disponibles au siège de la société, conservé par l'organe de direction.

Ce qui précède ne porte pas préjudice au droit de modifier,  compléter et  mettre à jour le Code, sous réserve de l'approbation de l'organe de gestion et de l'avis du conseil de surveillance établi, sur une base périodique, ou lorsque le besoin s'en fait sentir.

Les destinataires de l'art. 2 doivent être immédiatement informés de toute modification.

Art. 4 - Interprétation du Code

Les éventuels conflits d'interprétation entre les principes et les contenus des procédures de la Société et le Code doivent être considérés comme résolus en faveur de ce dernier.

L'organe de gestion et le conseil de surveillance, ce dernier étant décrit plus en détail ci-après, doivent veiller à résoudre les questions relatives à l'interprétation et à l'application du Code.

Art. 5 - Activités de surveillance, violations et sanctions

La fonction de surveillance du respect et du fonctionnement du Code et du Modèle d'Organisation, de Gestion et de Contrôle est attribuée au conseil de surveillance (ci-après : CS).

Le conseil de surveillance détecte, par toute source de connaissance, les violations du code et les signale à l'organe de direction qui incrimine formellement les contrevenants, en leur infligeant les sanctions prévues par le système disciplinaire adopté, selon le type de violation, et sur une base proportionnelle à la gravité des circonstances, et après la coordination nécessaire avec les organes de la société et les syndicats.

En particulier, en ce qui concerne les travailleurs subordonnés, la sanction des infractions réglementaires est appliquée dans le respect des articles 2103, 2106 et 2118 du Code Civil Italien, de l'article 7 du Statut des travailleurs n° 300/1970, comme la réglementation en vigueur au moment de la commission de l'acte en matière de licenciement et des procédures prévues par la Convention Collective Nationale du Travail applicable au cas concret.

Dans les rapports contractuels, selon la gravité de la violation, le contrat signé peut être résilié pour inexécution grave, conformément aux articles 1453 et 1455 du Code Civil Italien.

Si l'auteur de l'infraction est un membre de la direction de la société, l'infraction présumée d'un membre des organes de gestion et/ou de contrôle est évaluée en fonction de sa gravité et peut entraîner la révocation pour juste motif du mandat, approuvée par l'organe administratif.

Si le contrevenant est un actionnaire, l'OS évalue, en coordination avec les administrateurs, la gravité de la violation afin d'imposer la sanction.

SECTION II - PRINCIPES DE VALEUR

Art. 6 - Politique générale d'égalité des chances en matière d'emploi

La société s'engage à garantir l'égalité des chances en matière d'emploi. Toutes les décisions, politiques et procédures de l'entreprise sont conformes aux lois anti-discrimination. La société ne pratiquera ni ne tolérera aucune discrimination illégale (y compris toute forme de harcèlement illégal). La politique de la société s'adresse à tous les dirigeants, cadres, employés et candidats de la société. Toutes ces personnes sont, en même temps, protégées et liées par le présent Code.

Art. 7 - Sanctions prévues pour la violation de la politique d'égalité des chances en matière d'emploi de DESIGN ITALY

Tout dirigeant, cadre ou employé qui, après une enquête en bonne et due forme, est reconnu coupable de discrimination, de harcèlement ou de représailles à l'égard d'une autre personne, sera soumis à des sanctions disciplinaires appropriées. Même si le comportement de la personne ne constitue pas légalement une discrimination, un harcèlement ou des représailles, tout dirigeant, manager ou employé qui adopte un comportement inapproprié et incompatible avec le présent Code fera l'objet de sanctions disciplinaires.

Art. 8 - Ethique des affaires

DESIGN ITALY veille à ce que toutes les parties qui opèrent en son sein respectent les principes de correction et de loyauté dans l'exercice de leurs fonctions internes et externes, également dans le but de maintenir l'image et le rapport de confiance établi avec les Clients, ainsi que pour le propre interne.

En aucun cas, l'intérêt ou l'avantage de la Société ne peut induire et/ou justifier une conduite malhonnête.

La Société, dans le respect du principe de transparence, s'engage à divulguer des informations correctes, claires, véridiques et complètes en faveur des tiers.

Dans le respect des réglementations antitrust nationales et communautaires, ainsi que des lignes directrices et des directives de l'Autorité antitrust italienne, la Société n'adopte pas de comportements ou ne signe pas d'accords susceptibles d'influencer négativement le régime de concurrence entre les différents opérateurs du marché de référence ou de porter préjudice aux utilisateurs et aux consommateurs en général, en informant leur comportement de la loyauté commerciale, en prévenant et condamnant les pratiques déloyales de tout type et de toute nature.

Dans un souci de synergie et d'efficacité des processus d'entreprise, la Société se conforme à un modèle descendant selon lequel chaque membre individuel de la Société, en fonction de sa position dans l'organigramme de l'entreprise, évaluée principalement sur des critères de mérite, est responsable de ses propres actions et omissions.

Les personnes occupant des fonctions de gestion, de représentation et de contrôle au sein de l'entreprise, même au niveau des départements ou des fonctions, supervisent et coordonnent le personnel subordonné et/ou coordonné, dont ils respectent les actions aux termes de la loi.

Les personnes opèrant au sein de la Société, ou celles à qui elle confie l'exécution de certains services, ont des conditions requises de compétence, de professionnalisme et d'expérience prouvées; la Société veille constamment à la formation, à la mise à jour et à la croissance dans le rôle.

La Société prévient et condamne toute forme de discrimination et/ou d'abus tant dans les relations internes qu'externes.

La Société assure à son personnel des conditions de travail décentes dans des environnements sûrs, hygiéniques et sains et adopte toute initiative et intervention visant à prévenir la survenance d'accidents, en mettant constamment à jour et en maintenant tous les dispositifs de protection correspondants et en s'engageant à respecter et à faire respecter les normes de sécurité en vigueur. La Société prépare et communique à cet effet les directives d'application correspondantes; enfin, elle encourage la participation des employés au processus de prévention des risques et de protection de la santé vis-à-vis d'eux-mêmes, de leurs collègues et de tiers.

DESIGN ITALY contribue à la diffusion et à la sensibilisation aux questions de protection de l'environnement et gère ses activités de manière écologique, dans le respect des réglementations nationales et communautaires en vigueur, en recherchant l'excellence et en se fixant comme objectif l'amélioration continue de ses performances à cet égard. L'environnement est un bien primaire que DESIGN ITALY protège, dans le respect des principes du développement durable, tout en considérant l'impact environnemental des nouvelles activités, et utilisant les ressources - y compris les ressources naturelles - de manière responsable et consciente tout en maintenant des indices élevés de sécurité et de protection de l'environnement grâce à la mise en œuvre de systèmes de gestion efficaces. À cette fin, la société mène ses activités en recherchant un équilibre permanent entre efficacité et besoins sociaux et environnementaux, en accordant avant tout une grande attention à la mise sur le marché de produits conçus et fabriqués dans une optique de durabilité.

La Société se conforme à la mise en œuvre des exigences de protection des données, ainsi qu'au respect des recommandations et des avis de l'Autorité italienne de protection des données.

Chaque employé est tenu de ne pas utiliser ou rendre publiques des informations et des données confidentielles, sauf dans la mesure requise par la loi et conformément à l'exercice de ses fonctions.

La Société s'engage à assurer la satisfaction de ses Clients, actuels et potentiels, et répond aux demandes et aux attentes des utilisateurs avec l'intention de fournir, dans son domaine d'activité, des services de plus en plus compétitifs marqués par des standards de qualité élevés, un professionnalisme maximal et la flexibilité.

CHAPITRE III - CRITÈRES COMPORTEMENTAUX

Art. 9 - Gouvernement d'entreprise

DESIGN ITALY considère comme un élément fondamental de son organisation un environnement de contrôle adéquat et efficace, entendu comme un ensemble d'outils, de processus et d'organes nécessaires et utiles pour diriger, gérer et vérifier les opérations commerciales en vue d'un fonctionnement efficace et éthique de l'entreprise.

• a) Actionnaires

Les Actionnaires sont les premiers destinataires du Code et s'engagent à le respecter, le promouvoir et le partager.

La Société veille à ce que les Actionnaires ne se mettent pas en conflit avec les intérêts de l'entreprise en poursuivant leurs propres intérêts ou ceux de tiers, ou en adoptant un comportement partial et, dans tous les cas, en opérant en conflit avec les activités de l'entreprise.

• b) Administrateurs

La société implique tous les administrateurs dans l'adoption des décisions qui relèvent de leur responsabilité, en garantissant les intérêts de la minorité et en assurant une information opportune et complète, ainsi que la transparence et l'accessibilité aux données et informations pertinentes. L'organe de direction, conscient de son rôle et de sa responsabilité, ainsi que de sa fonction de leadership envers ceux qui travaillent dans la société, exerce ses fonctions avec professionnalisme, autonomie et indépendance.

Les administrateurs et ceux qui exercent leurs fonctions, même sous forme déléguée, ne doivent pas empêcher ou entraver l'activité de contrôle des responsables. Toute personne, dans le cadre de ses attributions, doit participer et faciliter le fonctionnement du système de contrôle de l'entreprise, en sensibilisant le personnel à cet égard.

Les administrateurs ont le devoir de s'abstenir de toute activité collatérale pouvant nuire aux intérêts de la Société, ou de poursuivre leurs propres intérêts ou ceux de tiers, même s'ils ne sont que potentiellement conflictuels et/ou préjudiciables à la Société elle-même. Dans ce cas, ils sont soumis à l'obligation d'informer le CS en temps utile.

L'organe de gestion s'engage à faire respecter aussi bien les valeurs énoncées dans le présent Code, en favorisant son partage et sa diffusion également à des tiers, que les exigences énoncées dans le Modèle adopté par la Société aux fins de la prévention des délits.

Art. 10 - Ressources humaines et politique du personnel

La Société accorde une attention significative au recrutement du personnel, en veillant au respect des valeurs d'égalité des chances et d'égalité conformément aux dispositions de la loi en la matière, du Statut des Travailleurs et de la Convention Collective Nationale de Travail.

• a) Recrutement et relations du personnel avec l'entreprise

Le responsable du département humain et, en son absence, l'administrateur délégué ou une autre personne déléguée par celui-ci, a pour mission de vérifier la correspondance du profil des candidats aux besoins de la Société, dans le respect des principes établis par la législation et de la formation obligatoire du personnel des catégories protégées.

L'embauche requiert la signature valide entre la Société et le candidat du contrat de travail applicable, qui doit indiquer tous les éléments fondamentaux de la relation établie.

Lors de l'embauche et pendant la première période d'insertion dans l'entreprise, chaque employé reçoit une formation et des informations précises concernant ses fonctions, les mesures de sécurité et d'hygiène au travail, la protection de l'environnement, les principes de valeur et les règles de conduite prévues par le Code et le Modèle.

Les relations de travail sont fondées sur les principes de respect mutuel, de traitement équitable et de méritocratie. La Société combat et sanctionne toute forme de favoritisme ou de discrimination et favorise l'insertion des jeunes dans lesquels elle investit pour assurer la croissance et le développement de l'entreprise.

La gestion de la relation et le choix du type de contrat se fondent sur une évaluation attentive du parcours de la personne, en tenant compte de ses demandes et de ses besoins et en adoptant des modèles contractuels flexibles parmi ceux offerts par la législation en vigueur.

Le pouvoir de surveillance est exercé avec objectivité et équilibre dans le plein respect des droits du personnel : de même, le personnel apporte la plus grande collaboration dans l'observation des instructions données par les sujets aux postes de direction, en exécutant les tâches assignées avec la plus grande diligence et expertise, conformément à l'article 2014 du Code Civil italien.

• b) Normes de travail

En acceptant de travailler pour DESIGN ITALY, les employés s'engagent, vis-à-vis de la Société et de leurs collègues, à respecter certaines règles de conduite et de comportement.

Le but de ces règles n'est pas de limiter les droits des employés, mais de leur faire comprendre le type de comportement requis. Les attentes de DESIGN ITALY envers les employés sont les suivantes :

• se comporter et gérer toutes les activités professionnelles de manière éthique et honnête ;
• faire face à ses propres responsabilités au travail et aux objectifs de l'entreprise avec enthousiasme, professionnalisme et sécurité ;
• promouvoir la cordialité dans les relations avec employés, clients et fournisseurs dans un esprit de courtoisie, de coopération et de sollicitude ;
• agir avec tous les employés, clients et fournisseurs sans discrimination ;
• être physiquement et mentalement apte à travailler sur le lieu de travail (par exemple, ne pas être sous l'influence d'alcool ou de drogues) ;
• se rendre dûment et ponctuellement sur le lieu de travail, en réduisant au minimum les absences, retards et départs anticipés ;
• prévenir à l'avance en cas d'absence ou de retard inévitable, conformément à la politique établie ;
• s'acquitter pleinement et efficacement de leurs responsabilités professionnelles ;
• rester activement engagés dans l'exercice de leurs fonctions pendant les heures de travail ;
• s'acquitter de leurs tâches avec prudence et attention, dans le respect total de toutes les règles de santé et de sécurité ;
• préserver la confidentialité des informations acquises dans le cadre du travail, qui ne sont généralement pas du domaine public ;
• éviter d'adopter un comportement qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts réel ou potentiel ;
• protéger les biens de l'entreprise afin d'éviter tout dommage, perte, abus ou vol ;
• signaler les accidents, les blessures (les leurs ou celles de leurs collègues), les incendies, les vols ou autres incidents inhabituels dès qu'ils se produisent ou dès qu'ils sont découverts ;
• respecter l'ensemble des politiques, règles et procédures de l'entreprise, ainsi que les instructions spécifiques de leur supérieur ;
• s'abstenir d'utiliser les biens, services ou matériels de la Société à des fins personnelles ;
• veiller à ce que apparence, discours et attitude soient conformes à des normes élevées de professionnalisme et de Decorum.

Art. 11 - Confidentialité

Parfois, dans l'exercice de leurs fonctions respectives, les destinataires du présent code pourraient être amenés à remplir le rôle de personne de confiance et à recevoir ou à contribuer à la création et/ou à des informations confidentielles concernant les services de DESIGN ITALY.

Ces informations confidentielles comprennent, sans s'y limiter: politiques, plans, procédures, stratégies et techniques commerciales, marketing, juridiques et comptables; informations concernant les bénéfices et les méthodes de travail de la société; projets, plans et résultats de recherche et développement; noms et adresses des employés, fournisseurs, clients et clients potentiels de la société; informations financières, informations sur le crédit et les prix; et toute autre donnée ou information concernant les activités sociétaires, n'étant généralement pas de domaine public.

Il est interdit d'utiliser ou de divulguer ces informations confidentielles pendant la période d'emploi au sein de la société ou après la fin de la relation de travail, sauf en cas de nécessité dans le cadre de l'exécution des tâches professionnelles pour le compte de DESIGN ITALY et de la protection des intérêts de la société.

L'utilisation ou la divulgation d'informations confidentielles ou non qui enfreint la présente politique entraînera l'application de sanctions disciplinaires appropriées. En particulier, tous les appels ou demandes d'information reçus, concernant les activités de la Société, doivent être signalés exclusivement au responsable de processus qui gère l'activité/entreprise en question.

En cas de doute, il convient de s'adresser à tout membre de la direction pour obtenir des éclaircissements.

En outre, il est interdit de discuter d'informations confidentielles concernant la Société ou ses activités dans les ascenseurs, les couloirs, les restaurants, chez les clients ou dans tout autre lieu public où d'autres personnes pourraient entendre.

Art. 12 - Ethique des affaires et conflits d'intérêts

Un principe de base de la conduite éthique exige que chaque employé de DESIGN ITALY soutienne positivement les activités commerciales de la société, tant sur le lieu de travail qu'en dehors. Une méthode importante pour respecter cet engagement consiste à s'assurer que les négociations commerciales ne soient jamais influencées - même en apparence - par des intérêts personnels.

En particulier, et à titre d'exemple, durant la période d'emploi dans la société, les employés ne doivent jamais, directement ou indirectement :

• travailler pour, être associé à, fournir des services ou du matériel de quelque nature que ce soit à, ou recevoir une compensation d'un concurrent de la Société ;
• avoir des intérêts financiers envers clients, prospects, concurrents, fournisseurs ou vendeurs de l'entreprise ;
• exiger cadeaux, argent, services ou autre valeur de la part de tout concurrent, client, client potentiel ou fournisseur de la Société ;
• accepter cadeaux, argent, services ou toute autre valeur de la part des concurrents, clients, clients potentiels ou fournisseurs de la société ;
• travailler ou collaborer de quelque manière que ce soit, quelle que soit la nature de cette collaboration, en dehors de la société d'une façon qui pourrait interférer ou entrer en conflit avec les devoirs et responsabilités envers DESIGN ITALY ;
• utiliser le nom de la société pour toute activité extérieure, y compris le parrainage d'équipes sportives, le soutien d'organisations caritatives et/ou la conduite d'affaires avec des entités extérieures sans l'approbation d'un dirigeant de la société.

Cela n'empêche pas de fréquenter clients, concurrents et fournisseurs, mais en fréquentant ces personnes, les employés ne doivent pas enfreindre les dispositions ci-dessus et doivent éviter les conflits d'intérêts, y compris les conflits potentiels.

Pour comprendre si un emploi ou une activité externe spécifique peut donner lieu à un conflit d'intérêts réel ou seulement potentiel, ou interférer avec ses responsabilités envers la société, l'employé est invité à contacter le responsable du département des ressources humaines et à vérifier la situation avec lui. Dans les cas plus complexes et délicats, le chef de bureau peut à son tour contacter l'administrateur délégué.

Tous les employés sont tenus de signaler toute violation réelle ou présumée des politiques et procédures de la société ou des lois et réglementations nationales et locales applicables. Les employés sont encouragés à signaler ces violations réelles ou présumées à leurs supérieurs. La société s'engage à examiner objectivement toutes les plaintes reçues, en collaboration avec le CS, et à prendre les mesures nécessaires.

Tous les employés sont tenus de déclarer qu'ils ont lu et sont conscients que la société appliquera une tolérance zéro en cas de violation de cette politique et des obligations qu'elle implique.

Art. 13 - Relations avec l'Administration Publique

L'engagement de DESIGN ITALY vise entièrement à atteindre les plus hauts standards d'intégrité. Cela signifie faire des affaires de manière éthique et dans le respect de toutes les lois et réglementations applicables.

Employés, collaborateurs et, en général, qui est assimilable au personnel de la société doivent comprendre que toute activité illégale pourrait nuire à la réputation de la société et entraîner de graves conséquences négatives tant pour eux que pour la société et les personnes concernées.

En outre, tous les employés doivent éviter toute pratique pouvant conduire à la suspicion d'une action illégale. L'objectif de cette politique est d'affirmer les normes de conduite requises. La société souligne que cet engagement fondamental de faire des affaires de manière éthique et dans le respect de toutes les lois et réglementations applicables revêt une importance particulière en ce qui concerne les contrats d'approvisionnement impliquant des organismes publics.

DESIGN ITALY s'engage à adopter un comportement éthique et légal, comme décrit ci-dessous, ses employés sont tenus de se conformer aux politiques et procédures sociétaires et aux lois et réglementations locales et étatiques applicables. Cette obligation inclut les points suivants :

• Il est interdit à tous les employés de donner, offrir ou promettre des valeurs de quelque nature que ce soit à des agents publics afin d'influencer ou de récompenser un acte officiel.
• Il est interdit à tous les employés de donner ou offrir des valeurs de quelque nature que ce soit à des agents publics dans l'intention d'obtenir un contrat ou un traitement préférentiel.
• Il est interdit à tous les employés de donner, tenter de donner, offrir et exiger, accepter ou tenter d'accepter tout type de cadeau en espèces à/d'un contractant direct, un employé d'un contractant direct, un sous-traitant direct ou l'employé d'un sous-traitant direct dans le but d'obtenir ou de récompenser illégalement un traitement préférentiel lié à un marché public direct ou à une sous-traitance dans le cas d'un marché direct.
• Afin d'éviter même le soupçon d'actions illégales, la politique de la société interdit à tous les employés d'accepter tout objet de valeur pour leur usage ou consommation personnelle de la part d'un employé ou d'un représentant de tout vendeur ou sous-traitant.

DESIGN ITALY ne tolérera aucune violation des politiques et procédures de la société, ni des lois et réglementations locales et nationales en vigueur.

Toute infraction au présent code dans le cadre de marchés publics et privés fera l'objet de sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat de travail, et pourrait avoir des conséquences pénales et/ou civiles pour les personnes impliquées.

Tous les employés sont tenus de signaler toute violation réelle ou présumée des politiques et procédures de la société ou des lois et réglementations locales et étatiques en vigueur. Les employés sont encouragés à signaler ces violations réelles ou présumées à leurs supérieurs.

DESIGN ITALY s'engage à examiner objectivement toutes les plaintes reçues, en collaboration avec le CS et à prendre les mesures nécessaires. Tous les employés sont tenus de déclarer avoir lu et être conscients que la société appliquera une tolérance zéro en cas de violation du présent code et des obligations qu'il implique.

La Société assure également une disponibilité et une collaboration maximales dans les relations avec les Autorités publiques, comme l'Autorité Italienne de Protection des Données ou l'Autorité Antitrust Italienne à l'occasion d'inspections et de vérifications ; elle assure également, si cela est demandé ou exigé, une information complète, la fourniture de données et de documentation dans le respect des principes de transparence et de correction et des fonctions institutionnelles des autorités.

Le CS veille à ce que les relations avec les autorités soient respectueuses des principes et des valeurs énoncés, identifie et signale au directeur général les éventuelles violations et responsabilités des contrevenants.

La Société prévient et s'oppose à toute conduite active ou passive se matérialisant par des artifices et des tromperies, réalisés par tout moyen, par un individu au sein de la Société et visant à obtenir de manière injustifiée des financements, des subventions ou des provisions fournies par des entités publiques, nationales et/ou communautaires, ou à en détourner l'usage restreint.

En cas de décaissement, la Société a une obligation de déclaration en ce qui concerne ces attributions.

Dans le cadre des activités commerciales visant à obtenir des licences, permis, concessions administratives et autres, les membres de la Société doivent fonder leur travail sur la plus grande diligence, correction et attention.

La Société collabore activement, si nécessaire, avec les autorités judiciaires, les forces de l'ordre et tout agent public dans le cadre d'inspections, de contrôles, d'enquêtes ou de procédures judiciaires.

Art. 14 - Relations extérieures

L'objectif de la Société est d'augmenter le degré de satisfaction et d'appréciation de ses services, en sensibilisant à leurs besoins les clients, y compris les clients potentiels et en leur fournissant une information préalable complète.

Ces relations sont gérées selon des critères de collaboration, de disponibilité, de professionnalisme et de transparence, dans le respect de la confidentialité, afin de construire des relations solides et durables caractérisées par une confiance mutuelle.

Le choix des fournisseurs se base sur une évaluation technique et économique minutieuse en tenant compte des paramètres suivants : analyse des produits, offre, commodité économique, aptitude technique et professionnelle, compétence et fiabilité.

Le partage du Code est une condition préalable indispensable à l'établissement et au maintien des relations d'approvisionnement. Les produits et/ou les services fournis doivent en tout cas être conformes et justifiés par des besoins commerciaux concrets, motivés et illustrés par écrit par les responsables de l'engagement des dépenses, dans les limites du budget disponible.

Dans le cadre des relations permanentes pour la fourniture de biens et de services, et avec tout fournisseur potentiel, la Société entretient des relations fondées sur les principes de bonne foi et transparence et sur le respect des valeurs d'équité, impartialité, loyauté et égalité des chances.

À la fin de chaque relation et, toujours, avant d'effectuer le paiement des fournitures reçues, la Société vérifie la qualité, l'adéquation et l'opportunité du service reçu et l'accomplissement de toutes les obligations assumées par la contrepartie et se conforme aux exigences de la réglementation fiscale.

Les relations avec consultants externes, collaborateurs et éventuels sous-traitants sont fondées sur les mêmes principes et critères de sélection.

La société, afin de protéger son image et de préserver ses ressources, n'entretient aucune relation de quelque nature que ce soit avec des parties n'opérant pas dans le respect de la réglementation en vigueur ou refusant de s'adapter à ses procédures ou aux principes et valeurs du Code.

Il est interdit aux membres de la société de solliciter faveurs, cadeaux et/ou autres avantages auprès des consultants et des fournisseurs, ou de leur accorder ou promettre des avantages similaires, même s'ils visent à optimiser la relation avec DESIGN ITALY.

Le respect de ces dispositions est confié au CS, qui signale toute violation constatée à l'organe de direction. Les membres de la société sont tenus de signaler à l'CS toute circonstance susceptible de constituer un non-respect des dispositions de la présente section.

La société fonde ses relations avec ses partenaires commerciaux et les entreprises concurrentes sur le respect opportun de la loi, des règles du marché, des principes inspirateurs de la concurrence loyale, et sur la lutte contre toute forme d'accord ou de conduite illicite ou collusoire.

La société entretient des relations constantes avec les syndicats afin de garantir un dialogue participatif et des décisions partagées sur les questions sociales la concernant.

Les relations avec les médias sont gérées, au nom de la société, par l'administrateur délégué ou par une personne à qui la fonction d'attaché de presse ou de porte-parole a également été attribuée à titre temporaire, afin de garantir la sécurité, la cohérence, l'exhaustivité, l'uniformité et le caractère non équivoque des informations.

Il est interdit au personnel, même s'il y est invité, d'entretenir des relations avec les médias ou de faire des déclarations publiques, de divulguer des données et informations sociétaires, a fortiori si susceptibles d'influencer et/ou de compromettre l'image commerciale de DESIGN ITALY.

Art. 15 - Protection de la vie privée

La Société respecte le code de confidentialité mis à jour en vertu du décret législatif n° 53/2019 et du décret législatif n° 101/2018 en se conformant au GDPR.

La Société opère dans le respect des droits de ceux qui s'occupent de la protection des données personnelles, qu'il s'agisse d'employés, de collaborateurs, de clients ou de fournisseurs et leur fournit des informations complètes et actualisées sur le traitement des données - ordinaires et potentiellement sensibles - acquises ou qui seront acquises et/ou traitées au cours de l'activité et exige un consentement éclairé chaque fois que cela est nécessaire.

Sauf signalement spécifique aux personnes concernées, ces données ne peuvent être communiquées, divulguées ou utilisées à d'autres fins que celles imposées par la loi et par la Convention Collective Nationale en vigueur, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la Société. La Société a nommé un responsable interne, ainsi que des responsables du traitement des données chargés de respecter la réglementation du secteur.

Il est interdit aux personnes travaillant au sein de la Société, aussi bien aux postes de direction qu'aux postes subalternes, d'altérer de quelque manière que ce soit le fonctionnement du système informatique et en ligne, ou de modifier de quelque façon que ce soit les données, les informations et les programmes installés afin d'obtenir directement et/ou indirectement des avantages ou une utilité pour l'activité commerciale.

La Société a assuré aux personnes concernées que leurs données personnelles sont traitées selon les mesures de sécurité minimales appropriées, conformément à la législation en vigueur, à son siège, et toujours par du personnel autorisé.

DESIGN ITALY contrôle en permanence la mise à jour de ses mesures de sécurité.

Art. 16 - Gestion comptable et financière

Afin de garantir la transparence et la rapidité de la vérification, la société fournit une représentation claire, correcte et véridique de ses enregistrements effectués conformément au Code Civil italien, aux principes comptables et dans le respect de la réglementation fiscale en vigueur. DESIGN ITALY prévient également la création d'enregistrements faux, incomplets ou trompeurs, de sorte qu'aucun fonds non budgété, secret ou non enregistré, ou détenu sur des comptes personnels, ou encore des factures pour des transactions totalement ou partiellement inexistantes, ne soit émis ou enregistré.

Conformément à la législation en vigueur, il est expressément interdit aux administrateurs de représenter, dans les états financiers, les livres de la société et les communications adressées aux actionnaires et/ou aux tiers, des faits ne correspondant pas à la vérité, ou d'omettre des informations relatives à la situation économique, patrimoniale et financière de DESIGN ITALY pour induire en erreur les destinataires de ces informations, de causer un préjudice financier à actionnaires et créanciers sociaux, ou de se comporter de manière contraire à la législation fiscale en vigueur.

A cette fin, selon le principe de contrôle représenté par la séparation des fonctions, les opérations comptables individuelles et leur supervision et révision ultérieures sont effectuées par différents sujets dont les attributions sont clairement identifiées au sein de la Société, en évitant de leur attribuer des pouvoirs illimités et/ou excessifs.

Toute action ou omission susceptible d'empêcher, d'entraver ou de fausser les activités de contrôle réservées aux actionnaires ou attribuées à des organes internes et de contrôle extérieurs à la Société est interdite.

Il est expressément interdit à quiconque d'utiliser les fonds de la Société sans autorisation et de constituer, détenir et gérer des fonds, y compris étrangers, ne résultant pas d'une comptabilité officielle.

Toute violation du présent article doit être signalée sans délai par quiconque en a connaissance, au CS et à l'organe de direction.

Les procédures d'entreprise et le modèle d'organisation, de gestion et de contrôle, conformément au décret législatif n° 231/2001, régissent la réalisation d'opérations et de transactions économiques à partir desquelles il doit être possible d'identifier, par rapport aux ressources financières utilisées ou à utiliser, l'autorisation, la cohérence, la congruence, l'enregistrement correct et la vérifiabilité de ces opérations et transactions.

Le système coordonné de contrôle interne contribue à l'amélioration de l'efficacité de la gestion et constitue un outil de soutien indispensable à l'action de la direction.

Les parties qui ont le pouvoir de débourser des ressources économiques et d'encaisser au nom de la société doivent être différentes des personnes chargées de la supervision.

Les communications de la Société doivent être claires, véridiques, correctes, transparentes et exhaustives ; elles doivent respecter principes, critères et formalités prévus par le Code Civil Italien, les principes comptables, et dans le respect de la législation fiscale, ainsi que des lois spéciales et des règlements en vigueur.

Les états financiers annuels ou intermédiaires, les prospectus d'information, les livres d'entreprise et, en général, les rapports ou communications sur la situation économique, patrimoniale et financière requis par la loi, les registres comptables et les livres d'entreprise de DESIGN ITALY sont des documents établis selon les principes de transparence et de loyauté.

Le personnel est sensibilisé afin de prévenir les opérations pouvant conduire au blanchiment d'argent.

La société peut accorder des contributions et des parrainages à des personnes privées et à des entités publiques sans but lucratif, notamment si elles visent des objectifs sociaux, culturels et de solidarité, dans le respect des dispositions de la réglementation comptable, civile et fiscale.

Art. 17 - Prévention des infractions au décret législatif n° 231/01

Le décret législatif n° 231/2001 a introduit le principe de la responsabilité administrative des sociétés en cas d'acte illicite commis dans leur intérêt ou au profit de personnes occupant des fonctions supérieures ou subordonnées.

Les articles 6 et 7 du décret législatif n° 231/2001 prévoient toutefois la possibilité d'exonérer la société de sa responsabilité dans le cas où elle aurait, de sa propre initiative, adopté et effectivement mis en œuvre un modèle d'organisation, de gestion et de contrôle apte à prévenir la commission de délits, en confiant au CS le pouvoir de surveillance pour prévenir ces délits.

Afin d'identifier et de délimiter le risque de tels délits, la Société a procédé à une évaluation des risques liés à son activité et à ses fonctions connexes pour ce qui est la vérification potentielle de tels délits et a adopté le Modèle visé au deuxième paragraphe ci-dessus.

Le Modèle doit être mis à jour par le CS lorsque des ajouts sont apportés au décret législatif n° 231/2001, ou si de nouvelles zones de risque apparaissent au sein de la Société.

Le présent Code coordonne et intègre synergiquement le modèle adopté par DESIGN ITALY, avec lequel il identifie les normes de conduite que doivent respecter les personnes opérant dans les zones/fonctions évaluées et enregistrées comme étant à risque de criminalité.

Les personnes opérant dans ces zones, fonctions et/ou directions doivent respecter le Code prévu, sous peine de se voir infliger les sanctions prévues par le système disciplinaire.

Le CS est la personne morale chargée des activités de surveillance ainsi que de la mise à jour et de l'adaptation du modèle. Il est autonome et indépendant, distinct de la propriété et de la gestion de la Société, mais inhérent à l'activité de la Société en vertu de la coordination avec les organes de gestion et de surveillance, et exerce ses fonctions de manière continue.

Le conseil d'administration est composé de personnes présentant les qualités requises d'intégrité, de professionnalisme et d'indépendance, ainsi que de compétence et d'expérience dans les domaines concernés.

Lors de la nomination du CS, l'organe de direction détermine le nombre de membres et l'organisation et établit la durée du mandat, le remplacement des membres, le renouvellement des mandats, le budget et la rémunération.

Dans ces limites et sur la base des compétences attribuées par le modèle, le CS dispose de ressources structurelles et économiques/financières propres, il a le pouvoir d'autodétermination en ce qui concerne son organisation, sa réglementation et son fonctionnement et, dans l'exécution de son mandat, il peut être assisté, si nécessaire, par des consultants externes.

Dans l'exercice de ses attributions, le CS doit :

• interpréter, appliquer et contrôler le respect du Code ;
• contrôler la conformité, le fonctionnement, la mise à jour et l'optimisation du Modèle et du Code ;
• effectuer inspections, contrôles et coordination avec d'autres organes internes/externes ;
• identifier et signaler les éventuels contrevenants aux organes désignés, en lançant la procédure disciplinaire.

Dans le cadre de ces activités, le CS rédige un rapport à l'intention de l'organe de direction sur l'état d'avancement du processus de mise en œuvre du Code et du Modèle à des intervalles à définir, en décrivant les interventions nécessaires pour améliorer fonctionnalité et efficacité du système de prévention.

Dans l'exercice de ses fonctions, le CS interagit constamment avec la direction de l'entreprise et les responsables des différents secteurs qui sont tenus de fournir un flux constant d'informations et de se coordonner avec elle, ainsi que de mettre à disposition la documentation nécessaire pour effectuer les contrôles.

Le CS, dans l'exercice de ses fonctions, interagit, si nécessaire, avec des entités externes telles que les autorités de contrôle ou les branches de l'Administration Publique.

SECTION IV - RÈGLES DE CLÔTURE

Art. 18 - Référence au droit applicable

Le contenu du présent Code doit être coordonné avec les dispositions des statuts de la Société, du Code Civil Italien, du Code Pénal Italien, et des lois spéciales en référence aux délits liés à l'activité commerciale, ainsi qu'avec le Statut des travailleurs et la Convention Collective Nationale, et toute autre loi ou réglementation en vigueur.

Le Code est mis en œuvre en coordination avec les exigences du Modèle adopté par la Société.

Le Code incorpore automatiquement toutes les réglementations présentes et futures définissant les délits qui entraînent la responsabilité administrative d'une entreprise, ainsi que celles visant à la prévention des délits contre le système économique et il constitue une garantie indispensable pour la Société et son activité.

Art. 19 - Mise en œuvre

Le CS est chargé par l'organe de direction de gérer tous les aspects liés à la divulgation et à l'application du Code et du Modèle. Le CS se prévaut de la collaboration des membres du Conseil d'Administration et des parties qu'il délègue, dans les enquêtes liées aux procédures opérationnelles et pour le signalement et le traitement des violations qu'il lui appartient de définir.

Ces procédures, permettant une sauvegarde adéquate de la confidentialité, doivent réglementer la matière afin d'assurer une correction générale du processus, éviter des rapports de peu d'importance, non étayés par des faits ou totalement infondés, et adopter des décisions uniquement en référence à des violations significatives. À cette fin, le Conseil de Surveillance analyse et vérifie les rapports de violations potentielles du Code et du Modèle reçus par des moyens spécifiques (par exemple, fax, e-mail).

Le CS est toutefois habilité à recueillir directement toute preuve de violation du Code et du Modèle.

Le CS est un point de référence pour l'interprétation du Code et du Modèle, il fait appel à des structures, y compris externes, pour la vérification périodique et la mise à jour du Code et du Modèle, il assure également des processus efficaces de communication, formation et participation, il coordonne les initiatives visant à les diffuser et à les faire comprendre.

Le Conseil d'Administration, assisté des personnes qu'il peut déléguer, est chargé de préparer et mettre en œuvre, sur la base des indications du CS, des plans appropriés de communication interne et de formation sur les principes éthiques auxquels DESIGN ITALY s'est conformée ; des plans similaires sont préparés pour divulguer à l'extérieur le système adopté et les procédures de signalement d'éventuelles violations.

La direction a une responsabilité de première main en ce qui concerne le Code et le Modèle. À cette fin, elle doit se comporter conformément aux principes susmentionnés afin de donner l'exemple à ses collaborateurs, qui doivent être gérés de manière à percevoir le respect des valeurs sous-jacentes comme une partie essentielle de leur travail.

La direction stimule ses collaborateurs à une analyse commune des aspects liés à l'application et à l'interprétation du système d'organisation et de contrôle mis en place.

Le Conseil d'Administration signale rapidement au CS tout cas de violation possible du Code et du Modèle afin de prendre les mesures appropriées.

Le respect des principes et des règles du Code ainsi que leur diffusion et leur application dans le cadre des responsabilités attribuées font partie intégrante et essentielle des obligations contractuelles de chaque employé.