CODICE ETICO

DESIGN ITALY SRL (“DESIGN ITALY” o “Società”) è un’azienda che opera nel commercio elettronico, principalmente nel settore del design e dell’arredamento italiano. L’azienda vende sia prodotti di marchi noti sia di nuovi designer, anche su commissione, in tutto il mondo.

 

DESIGN ITALY è una piattaforma di e-commerce per prodotti made in Italy di alta qualità, il cui modello di business si basa sul dropshipping: la Società non dispone di un magazzino proprio ma attinge direttamente dai magazzini di produttori/grossisti. Oltre il 60% del suo fatturato è legato alle vendite all’estero.

 

Questo Codice Etico (“Codice”) enuncia i principi di valore, nonché esprime gli impegni, le responsabilità etiche e comportamentali che la Società assume e attua nello svolgimento della propria attività e che vincolano la condotta di chiunque lavori per o all’interno della Società. 

 

DESIGN ITALY riconosce che il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili e l’osservanza dei principi etici sono sia un obbligo sia una fase cruciale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali e possono aumentare la reputazione e il successo del settore.

 

Questo Codice fornisce indicazioni sugli standard minimi di pratica aziendale a cui la società deve conformarsi e non ha lo scopo di sostituire o superare le leggi e i regolamenti nazionali o europei o altri codici professionali o commerciali correlati.

 

Questo Codice è il catalizzatore della condizione morale e testimonia l’impegno a dare sostanza alla dimensione etica affinché sia riconosciuta dalla comunità.

Questo Codice è parte integrante del modello di Organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società.

 

SEZIONE I - Principi Generali

Art. 1 - Natura del Codice

Il Codice è un documento ufficiale della Società, approvato dall’organo di gestione, e raccoglie i principi sopra indicati e le regole di condotta cui la Società si attiene, definendo al contempo le regole generali che si applicano a tutti coloro che lavorano con e per la Società. Lo scopo principale del Codice è dichiarare i valori e le regole di condotta a cui si intende fare costante riferimento.

 

Oltre ad applicare il sistema previsto dal Modello di Organizzazione e Controllo (“Modello”), sviluppato e adottato ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/01, il Codice esprime la politica aziendale ed è finalizzato a prevenire non solo le infrazioni disciplinari, ma anche i reati diretti o indiretti ai sensi della normativa sulla responsabilità amministrativa degli enti e che sono commessi o tentati nell’interesse e/o a vantaggio della Società da soggetti che operano in posizione di vertice o subordinata.

 

Questo Codice, pertanto, attribuisce e riconosce rilevanza giuridica ed efficacia obbligatoria ai principi etici e agli standard comportamentali descritti di seguito, anche con l’obiettivo di prevenire i reati aziendali.

 

Sono state considerate qui le procedure ritenute più rilevanti al momento della redazione del Codice. Ciò non preclude che DESIGN ITALY possa continuare a rivedere politiche e procedure interne, tenendo conto delle esigenze contingenti.

 

La violazione dei principi stabiliti dal Codice compromette il rapporto di fiducia tra la Società e il trasgressore e sarà perseguita con fermezza, tempestività e incisività attraverso adeguate procedure disciplinari e sanzioni proporzionate, indipendentemente dalla possibile rilevanza penale del comportamento e/o dall’instaurazione di procedimenti penali in caso di reato, o di azioni legali di altra natura.

DESIGN ITALY si impegna pertanto a rispettare leggi e regolamenti.

 

L’etica dei comportamenti non si limita alla loro stretta osservanza come paradigma: va oltre, e si fonda sulla volontà di adottare, in diverse situazioni, i più elevati standard di condotta.

 

Correttezza e trasparenza devono quindi contraddistinguere le azioni di DESIGN ITALY, evitando informazioni ingannevoli e comportamenti che sfruttino indebitamente posizioni di debolezza o mancanza di conoscenza altrui.

 

Nel rispetto della libera impresa e della proprietà privata, avendo affermato la funzione sociale del libero mercato, la massimizzazione della performance economica e finanziaria delle imprese passa attraverso corrette relazioni commerciali con clienti e fornitori e un adeguato riconoscimento del contributo dei loro dipendenti.

 

A tal fine, procedure interne trasparenti e oggettive rappresentano un fattore di tutela anche ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 relativo alla responsabilità amministrativa degli enti.

 

Poiché le politiche e procedure contenute in questo Codice riassumono i benefici, le linee di condotta e le responsabilità reciproche, la Società invita a prenderne visione con attenzione. Per una spiegazione più dettagliata su alcune tematiche, contattare il responsabile delle risorse umane o il collegio sindacale.

 

Qualsiasi deroga alle politiche di condotta e etica aziendale può essere attuata solo dall'organo di gestione e sarà prontamente comunicata nei limiti consentiti dalla legge.

Il presente Codice fa parte delle politiche e procedure della Società.

 

Art. 2 - Destinatari e obblighi

 

Il presente Codice si applica a:

1. azionisti;
2. organi societari costituiti, nonché chiunque eserciti, anche di fatto, i poteri di rappresentanza, decisione o controllo all'interno della Società;
3. personale della Società, inclusi collaboratori, agenti, ecc.;
4. consulenti e fornitori di beni e servizi, inclusi quelli professionali, subappaltatori e chiunque svolga attività in nome e per conto della Società o sotto il suo controllo;
5. terzi che intrattengono rapporti con la Società, inclusi i clienti.

 

I suddetti destinatari del Codice devono osservare e rispettare i suoi principi e conformarsi alle sue regole di condotta.

 

La conoscenza e il rispetto delle disposizioni del codice sono requisito essenziale per l’instaurazione e il mantenimento di rapporti di collaborazione con terzi, verso i quali DESIGN ITALY si impegna a fornire tutte le informazioni correlate in un contesto di assoluta trasparenza.

 

I destinatari delle categorie 1., 2., 3., in caso di violazione delle disposizioni del Codice sono soggetti a sanzioni disciplinari, data la natura vincolante del Codice ai sensi e per gli effetti degli articoli 2014 (diligenza del lavoratore) e 2015 del Codice Civile (dovere di lealtà).

 

Il sistema disciplinare della Società prevede espressamente la risoluzione del rapporto di lavoro in presenza di comportamenti di particolare gravità, fatto salvo il diritto al risarcimento dei danni ai sensi dello Statuto dei Lavoratori e dei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro applicabili.

 

In caso di violazione da parte dei destinatari di cui ai punti 4. e 5. sopra, ciò può costituire una clausola risolutiva espressa del rapporto per inadempimento imputabile.

 

Art. 3 - Validità del Codice

 

Il Codice entra in vigore dalla data di approvazione da parte dell’organo di gestione della Società.

 

Per essere vincolante, il Codice deve essere condiviso all’interno della Società mediante la consegna di una copia agli azionisti, al consiglio di amministrazione e al personale.; una copia deve inoltre essere affissa sulla bacheca aziendale; il Codice è inoltre diffuso tramite specifiche comunicazioni inviate a clienti, fornitori, subappaltatori e consulenti - con esplicita richiesta di aderire ai principi esposti in relazione al loro eventuale coinvolgimento in attività a rischio di illeciti - nonché tramite pubblicazione sul sito web aziendale di DESIGN ITALY.

 

Ulteriori copie di questo Codice devono comunque essere disponibili presso la sede legale della Società, custodite dall’organo di gestione.

 

Quanto sopra è senza pregiudizio del diritto di modificare, integrare e aggiornare il Codice, previa approvazione della direzione e parere del collegio sindacale istituito, periodicamente o quando se ne presenti la necessità.

 

I destinatari ai sensi dell’Art. 2 devono essere immediatamente informati di qualsiasi modifica.

 

Art. 4 - Interpretazione del Codice

 

Eventuali conflitti di interpretazione tra i principi e i contenuti delle procedure della Società e il Codice si considerano risolti a favore di quest’ultimo.

 

L’organo di gestione e il collegio sindacale, quest’ultimo descritto più dettagliatamente di seguito, devono occuparsi di risolvere eventuali questioni riguardanti l’interpretazione e l’applicazione del Codice.

 

Art. 5 - Attività di vigilanza, violazioni e sanzioni

 

La funzione di vigilanza riguardo alla conformità e al funzionamento del Codice e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo è attribuita al collegio sindacale (di seguito: SB).

 

Il SB rileva, attraverso qualsiasi fonte di conoscenza, eventuali violazioni del Codice e le segnala all'organo di gestione, che formalmente addebita i trasgressori, imponendo loro le sanzioni previste dal sistema disciplinare adottato, a seconda del tipo di violazione, e in misura commisurata alla gravità delle circostanze e dopo il necessario coordinamento con gli organi societari e le organizzazioni sindacali.

 

In particolare, per quanto riguarda i lavoratori subordinati, la sanzione per le infrazioni regolamentari è imposta nel rispetto degli articoli 2103, 2106 e 2118 del Codice Civile italiano, dell'articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori n. 300/1970, nonché delle normative vigenti al momento della commissione dell'atto riguardanti i licenziamenti e le procedure previste dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile al caso specifico.

 

Nei rapporti contrattuali, a seconda della gravità della violazione, il contratto sottoscritto può essere risolto per inadempimento grave, ai sensi degli articoli 1453 e 1455 del Codice Civile italiano.

 

Qualora l'autore della violazione sia un membro della direzione aziendale, la presunta infrazione da parte di un membro degli organi di gestione e/o controllo viene valutata in base alla sua gravità e può comportare la revoca per giusta causa della nomina, approvata dall'organo amministrativo.

 

Se l'autore della violazione è un azionista, il SB valuta, in coordinamento con i direttori, la gravità della violazione ai fini dell'imposizione della sanzione.

 

SEZIONE II - PRINCIPI VALORI

Art. 6 - Politica generale sulle pari opportunità occupazionali

 

L'azienda si impegna a garantire pari opportunità occupazionali. Tutte le decisioni aziendali, le politiche e le procedure sono conformi alle leggi antidiscriminatorie. L'Azienda non praticherà né tollererà discriminazioni illegali (inclusa qualsiasi forma di molestia illecita). La politica dell'Azienda è rivolta a tutti i dirigenti, responsabili, dipendenti e candidati dell'Azienda. Tutti questi soggetti sono, allo stesso tempo, protetti e vincolati da questo Codice.

 

Art. 7 - Sanzioni previste per la violazione della politica di pari opportunità occupazionali di DESIGN ITALY

 

Qualsiasi dirigente, responsabile o dipendente che, dopo un'adeguata indagine, risulti colpevole di discriminazione, molestie o ritorsioni nei confronti di un'altra persona, sarà soggetto a sanzioni disciplinari appropriate. Anche se il comportamento della persona non costituisce legalmente discriminazione, molestie o ritorsioni, qualsiasi dirigente, responsabile o dipendente che si comporti in modo inappropriato e incoerente con questo Codice sarà soggetto a sanzioni disciplinari.

 

Art. 8 - Etica aziendale

 

DESIGN ITALY garantisce che tutte le parti che operano al suo interno rispettino i principi di correttezza e lealtà nello svolgimento delle proprie funzioni interne ed esterne, anche al fine di mantenere l'immagine e il rapporto di fiducia instaurato con i Clienti, nonché con il proprio interno.

In nessun caso l'interesse o il vantaggio dell'Azienda può indurre e/o giustificare comportamenti disonesti.

 

L'Azienda, nel rispetto del principio di trasparenza, si impegna a divulgare informazioni corrette, chiare, veritiere e complete a favore di terzi.

 

In conformità con le normative nazionali e UE in materia di antitrust, nonché con le linee guida e direttive dell'Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, l'Azienda non assume comportamenti né stipula accordi che possano influenzare negativamente il regime di concorrenza tra i vari operatori nel mercato di riferimento o ledere gli utenti e i consumatori in generale, orientando il proprio comportamento alla correttezza commerciale, prevenendo e condannando pratiche sleali di qualsiasi tipo e natura.

 

Con l'obiettivo di sinergia ed efficienza dei processi aziendali, l'Azienda si conforma a un modello top-down secondo cui ogni singolo membro dell'Azienda, in base alla propria posizione nell'organigramma aziendale, valutata principalmente su criteri di merito, è responsabile delle proprie azioni e omissioni.

 

Le persone che ricoprono funzioni di gestione, rappresentanza e controllo all'interno dell'azienda, anche a livello dipartimentale o funzionale, sovrintendono e coordinano il personale subordinato e/o coordinato, le cui azioni sono conformi alle disposizioni di legge.

 

Le persone che operano all'interno dell'Azienda, o a cui essa affida l'esecuzione di determinati servizi, possiedono requisiti comprovati di competenza, professionalità ed esperienza; l'Azienda si occupa costantemente della formazione, aggiornamento e crescita nel ruolo.

 

L'Azienda previene e condanna ogni forma di discriminazione e/o abuso sia nei rapporti interni che esterni.

 

L'Azienda garantisce al proprio personale condizioni di lavoro dignitose in ambienti sicuri, igienici e salubri e adotta ogni iniziativa e intervento volti a prevenire il verificarsi di infortuni, aggiornando costantemente e mantenendo tutte le relative misure di sicurezza, impegnandosi a rispettare e garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza. L'Azienda predispone e comunica a tal fine le relative linee guida di attuazione; infine, promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi e alla tutela della salute in relazione a se stessi, ai colleghi e a terzi.

 

DESIGN ITALY contribuisce alla diffusione e alla consapevolezza delle tematiche di tutela ambientale e gestisce le proprie attività in modo ecocompatibile, nel rispetto delle normative nazionali e comunitarie vigenti, perseguendo l’eccellenza e ponendo come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in tal senso. L’ambiente è un bene primario che DESIGN ITALY tutela, nel rispetto dei principi di sviluppo sostenibile, considerando l’impatto ambientale delle nuove attività, utilizzando risorse – comprese quelle naturali – in modo responsabile e consapevole e mantenendo elevati indici di sicurezza e tutela ambientale attraverso l’implementazione di efficaci sistemi di gestione. A tal fine, la Società svolge le proprie attività cercando un equilibrio continuo tra efficienza e bisogni sociali e ambientali, prestando grande attenzione a immettere sul mercato soprattutto prodotti progettati e realizzati con una visione di sostenibilità.

 

La Società si conforma all’attuazione dei requisiti di protezione dei dati, nonché al rispetto delle raccomandazioni e degli avvisi del Garante per la protezione dei dati personali.

 

Ogni dipendente è obbligato a non utilizzare né divulgare informazioni e dati riservati se non nella misura richiesta dalla legge e in conformità con l’espletamento delle proprie mansioni.

La Società si impegna a garantire la soddisfazione dei propri Clienti, sia attuali che potenziali, e risponde alle richieste e alle aspettative degli utenti con l’intento di fornire, nel proprio ambito di attività, servizi sempre più competitivi contraddistinti da elevati standard di qualità, massima professionalità e flessibilità.

 

CAPITOLO III - CRITERI COMPORTAMENTALI

 

Art. 9 - Corporate Governance

 

DESIGN ITALY considera un ambiente di controllo adeguato ed efficace un elemento fondamentale della propria organizzazione, inteso come un insieme di strumenti, processi e organi necessari e utili per dirigere, gestire e verificare le operazioni aziendali con l’obiettivo di un funzionamento efficiente ed etico dell’impresa.

 

• a) Azionisti

Gli Azionisti sono i primi destinatari del Codice e si impegnano a rispettarlo, promuoverlo e condividerlo.

 

La Società assicura che gli Azionisti non si pongano in conflitto con gli interessi aziendali perseguendo interessi propri o di terzi, o adottando comportamenti di parte e, in ogni caso, operando in conflitto con le attività aziendali.

 

• b) Direttori

 

La Società coinvolge tutti i direttori nell’adozione delle decisioni che rientrano nelle loro responsabilità, garantendo gli interessi della minoranza e assicurando un’informazione tempestiva e completa, nonché trasparenza e accessibilità ai dati e alle informazioni rilevanti. L’organo di gestione, consapevole del proprio ruolo e responsabilità e della funzione di guida verso coloro che lavorano nella Società, svolge le proprie funzioni con professionalità, autonomia e indipendenza.

 

I dirigenti e coloro che svolgono le loro funzioni, anche in forma delegata, non devono impedire o ostacolare l’attività di controllo da parte delle persone incaricate. Chiunque, nell’ambito delle proprie competenze, deve partecipare e facilitare il funzionamento del sistema di controllo aziendale, sensibilizzando il personale a riguardo.

 

I dirigenti hanno il dovere di astenersi da qualsiasi attività collaterale che possa danneggiare gli interessi dell’Azienda, o dal perseguire interessi propri o di terzi, anche se solo potenzialmente in conflitto e/o pregiudizievoli per l’Azienda stessa. In tal caso, sono soggetti all’onere di informare tempestivamente l’SB.

 

L’organo di gestione si impegna a far rispettare sia i valori indicati in questo Codice, promuovendone la condivisione e la diffusione anche a terzi, sia i requisiti previsti nel Modello adottato dall’Azienda ai fini della prevenzione dei reati.

 

Art. 10 - Risorse umane e politica del personale

 

L’Azienda presta particolare attenzione al reclutamento del personale, garantendo il rispetto dei valori di pari opportunità e uguaglianza in linea con le disposizioni di legge in materia, con lo Statuto dei Lavoratori e con il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile.

 

• a) Reclutamento e rapporti del personale con l’Azienda

 

Il responsabile del dipartimento risorse umane e, in sua assenza, l’amministratore delegato o un’altra persona da questi delegata, ha il compito di verificare la corrispondenza del profilo dei candidati alle esigenze dell’Azienda, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa e della formazione obbligatoria del personale appartenente a categorie protette.

 

L’assunzione richiede la sottoscrizione valida tra l’Azienda e il candidato del contratto di lavoro applicabile, che deve indicare tutti gli elementi fondamentali del rapporto instaurato.

 

Al momento dell’assunzione e durante il primo periodo di inserimento in azienda, ogni dipendente riceve una formazione e un’informazione accurate riguardo ai propri doveri, alle misure di sicurezza e igiene sul lavoro, alla tutela ambientale e ai principi di valore e alle regole di condotta previste dal Codice e dal Modello.

 

I rapporti di lavoro si fondano su principi di rispetto reciproco, trattamento equo e meritocrazia. L’Azienda si oppone e punisce qualsiasi forma di favoritismo o discriminazione e favorisce l’inclusione dei giovani in cui investire per garantire la crescita e lo sviluppo dell’impresa.

 

La gestione del rapporto e la scelta del tipo di contratto si basano su una attenta valutazione del background del singolo, tenendo conto delle richieste e delle esigenze dell’individuo e adottando modelli contrattuali flessibili tra quelli offerti dalla normativa vigente.

 

Il potere di supervisione è esercitato con obiettività e equilibrio nel pieno rispetto dei diritti del personale: allo stesso modo, il personale presta la massima collaborazione nell'osservare le istruzioni impartite dai soggetti in posizioni apicali, svolgendo i compiti assegnati con la massima diligenza e competenza in conformità all'articolo 2014 del Codice Civile italiano.

 

• b) Standard occupazionali

 

Accettando di lavorare per DESIGN ITALY, i dipendenti si impegnano, nei confronti dell'Azienda e dei colleghi, a rispettare determinate regole di condotta e comportamento.

 

Lo scopo di queste regole non è limitare i diritti dei dipendenti, ma far comprendere loro il tipo di comportamento richiesto. Le aspettative di DESIGN ITALY nei confronti dei dipendenti sono le seguenti:

 

• comportarsi e gestire tutte le attività lavorative in modo etico e onesto;
• affrontare le proprie responsabilità lavorative e gli obiettivi dell'Azienda con entusiasmo, professionalità e sicurezza;
• promuovere cordialità nei rapporti con dipendenti, clienti e fornitori in uno spirito di cortesia, cooperazione e attenzione;
• agire con tutti i dipendenti, clienti e fornitori senza discriminazioni;
• essere fisicamente e mentalmente idonei a lavorare sul posto di lavoro (ad esempio, non sotto l'influenza di alcol o droghe);
• presentarsi puntualmente sul luogo di lavoro, minimizzando assenze, ritardi e uscite anticipate;
• comunicare preventivamente in caso di assenza o ritardo inevitabile, secondo le politiche stabilite;
• eseguire le proprie responsabilità lavorative in modo completo ed efficace;
• rimanere attivamente impegnati nell'esecuzione dei propri compiti durante l'orario di lavoro;
• svolgere le proprie mansioni con prudenza e attenzione, nel pieno rispetto di tutte le normative sulla salute e sicurezza;
• preservare la riservatezza delle informazioni acquisite durante il lavoro, generalmente non di dominio pubblico;
• evitare di adottare comportamenti che possano generare un conflitto di interessi reale o potenziale;
• proteggere i beni aziendali per evitare danni, perdite, abusi o furti;
• segnalare immediatamente dopo il verificarsi, o non appena scoperti, incidenti, infortuni (propri o di colleghi), incendi, furti o altri eventi insoliti;
• rispettare tutte le politiche, regole e procedure aziendali, nonché le istruzioni specifiche del proprio supervisore;
• astenersi dall'utilizzare beni, servizi o materiali dell'Azienda per scopi personali;
• assicurarsi che il loro aspetto, il modo di parlare e l'atteggiamento siano conformi a elevati standard di professionalità e decoroum.

 

Art. 11 - Riservatezza

 

Talvolta, nello svolgimento delle rispettive funzioni, i destinatari del presente Codice possono assumere il ruolo di persona di fiducia e ricevere o contribuire alla creazione di informazioni riservate e/o confidenziali riguardanti i servizi di DESIGN ITALY.

 

Queste informazioni riservate e/o confidenziali includono, ma non si limitano a: politiche aziendali, di marketing, legali e contabili, piani, procedure, strategie e tecniche; informazioni riguardanti i profitti e i metodi di conduzione degli affari della nostra Società; progetti, piani e risultati di ricerca e sviluppo; nomi e indirizzi dei dipendenti, fornitori, clienti e potenziali clienti della Società; informazioni finanziarie, creditizie e sui prezzi; e qualsiasi altro dato o informazione riguardante le attività della Società, generalmente non di dominio pubblico.

 

È vietato utilizzare o divulgare tali informazioni riservate e/o confidenziali durante il periodo di impiego presso la Società o dopo la cessazione del rapporto di lavoro, salvo in caso di necessità durante l'esecuzione delle mansioni lavorative per conto di DESIGN ITALY e nella tutela degli interessi della Società.

 

L'uso o la divulgazione di informazioni riservate e/o confidenziali che violano questa Politica comporterà l'applicazione di adeguate sanzioni disciplinari. In particolare, tutte le chiamate o richieste di informazioni ricevute riguardanti le attività della Società devono essere segnalate esclusivamente al responsabile del processo che gestisce l'attività/affare in questione.

 

In caso di dubbio, qualsiasi membro della direzione deve essere consultato per chiarimenti.

 

Inoltre, è vietato discutere informazioni riservate sulla Società o sulle sue attività in ascensori, corridoi, ristoranti, presso clienti o in qualsiasi luogo pubblico dove altri potrebbero ascoltare.

 

Art. 12 - Etica aziendale e conflitti di interesse

 

Un principio fondamentale di condotta etica richiede che ogni dipendente di DESIGN ITALY sostenga positivamente le attività commerciali della Società, sia all'interno che all'esterno del luogo di lavoro. Un metodo importante per adempiere a questo impegno è assicurarsi che le trattative commerciali non siano mai influenzate – neppure apparentemente – da interessi personali.

 

In particolare, e solo a titolo esemplificativo, durante il periodo di impiego presso la Società, i dipendenti non devono mai, né direttamente né indirettamente:

 

• lavorare per, essere associati a, fornire servizi o materiali di qualsiasi tipo a, o ricevere compensi da qualsiasi concorrente della Società;
• avere interessi finanziari in uno qualsiasi dei clienti, potenziali clienti, concorrenti, fornitori o venditori della Società;
• pretendere regali, denaro, servizi o qualsiasi cosa di valore da qualsiasi concorrente, cliente, potenziale cliente o fornitore della Società;
• accettare regali, denaro, servizi o qualsiasi cosa di valore da qualsiasi concorrente, cliente, potenziale cliente o fornitore della Società;
• lavorare o collaborare in qualsiasi modo, indipendentemente dalla natura di tale collaborazione, al di fuori della Società in modo tale da poter interferire o entrare in conflitto con i doveri e le responsabilità verso DESIGN ITALY;
• usare il nome della Società per qualsiasi attività esterna, inclusi sponsorizzare squadre sportive, supportare organizzazioni benefiche e/o condurre affari con entità esterne senza l'approvazione di un dirigente della Società.

 

Ciò non impedisce di socializzare con clienti, concorrenti e fornitori, ma i dipendenti, nel socializzare, non devono violare quanto sopra e devono prevenire l’insorgere di conflitti di interesse, inclusi quelli potenziali.

 

Per comprendere se una specifica attività lavorativa o esterna possa dare origine a un conflitto di interessi reale o solo potenziale, o interferire con le proprie responsabilità verso l’Azienda, il dipendente è invitato a contattare il responsabile del reparto risorse umane e a verificare la situazione insieme a lui. Nei casi più complessi e delicati, il responsabile dell’ufficio potrà a sua volta contattare l’amministratore delegato.

 

Tutti i dipendenti sono tenuti a segnalare qualsiasi violazione reale o sospetta delle politiche e procedure aziendali o delle leggi e regolamenti nazionali e locali applicabili. I dipendenti sono incoraggiati a segnalare tali violazioni reali o sospette ai loro superiori. L’azienda si impegna a esaminare oggettivamente tutte le segnalazioni ricevute, in collaborazione con l’SB, e a prendere le misure necessarie.

 

Tutti i dipendenti sono tenuti a dichiarare di aver letto e di essere consapevoli che l’Azienda applicherà la tolleranza zero in caso di violazioni di questa politica e degli obblighi che essa implica.

 

Art. 13 - Rapporti con la Pubblica Amministrazione

 

L’impegno di DESIGN ITALY è interamente volto a raggiungere i più alti standard di integrità. Ciò significa fare impresa in modo etico e nel rispetto di tutte le leggi e regolamenti applicabili.

 

I dipendenti, i collaboratori e in generale coloro che sono assimilabili al personale dell’Azienda devono comprendere che qualsiasi attività illecita potrebbe danneggiare la reputazione dell’Azienda e causare gravi conseguenze negative sia per loro che per l’Azienda e le persone coinvolte.

 

Inoltre, tutti i dipendenti dovrebbero evitare qualsiasi pratica che possa anche solo far sorgere il sospetto di un’azione illecita. Lo scopo di questa politica è affermare gli standard di condotta richiesti. L’Azienda sottolinea che questo impegno fondamentale a fare impresa in modo etico e nel rispetto di tutte le leggi e regolamenti applicabili assume particolare importanza in relazione ai contratti di approvvigionamento con enti pubblici.

 

DESIGN ITALY si impegna a un comportamento etico e legale, come descritto di seguito, e i suoi dipendenti sono tenuti a rispettare le politiche e le procedure dell’Azienda, nonché le leggi e i regolamenti statali e locali applicabili. Questo obbligo include anche i seguenti punti: 

 

• Tutti i dipendenti sono proibiti dal dare, offrire o promettere valori di qualsiasi tipo a pubblici ufficiali al fine di influenzare o premiare un atto ufficiale.
• È vietato a tutti i dipendenti dare o offrire valori di qualsiasi tipo a pubblici ufficiali con l'intento di ottenere un contratto o un trattamento preferenziale.
• È vietato a tutti i dipendenti dare, tentare di dare, offrire e richiedere, accettare o tentare di accettare qualsiasi tipo di regalo in denaro a un appaltatore diretto, al dipendente di un appaltatore diretto, a un subappaltatore diretto o al dipendente di un subappaltatore diretto al fine di ottenere o ricompensare illecitamente un trattamento preferenziale relativo a un appalto pubblico diretto o a un subappalto nel caso di un appalto diretto.
• Al fine di evitare anche il sospetto di azioni illecite, la politica della Società vieta a tutti i dipendenti di accettare valori di qualsiasi tipo per uso o consumo personale da qualsiasi dipendente o rappresentante di qualsiasi venditore o subappaltatore.

 

DESIGN ITALY non tollererà violazioni delle politiche e procedure della Società, né delle leggi e regolamenti statali e locali applicabili.

 

Qualsiasi violazione di questo Codice negli appalti pubblici e privati sarà soggetta a sanzioni disciplinari, che possono anche portare alla risoluzione del contratto di lavoro, e potrebbe avere conseguenze penali e/o civili per le persone coinvolte.

 

Tutti i dipendenti sono tenuti a segnalare qualsiasi violazione reale o sospetta delle politiche e procedure aziendali o delle leggi e regolamenti statali e locali applicabili. I dipendenti sono incoraggiati a riferire tali violazioni reali o sospette ai loro superiori.

 

DESIGN ITALY si impegna a esaminare obiettivamente tutte le segnalazioni ricevute, in collaborazione con il SB, e a prendere le misure necessarie. Tutti i dipendenti sono tenuti a dichiarare di aver letto e di essere consapevoli che la Società applicherà tolleranza zero in caso di violazioni di questo Codice e degli obblighi da esso implicati.

 

La Società garantisce inoltre la massima disponibilità e collaborazione nei rapporti con le Autorità Pubbliche, quali il Garante per la protezione dei dati personali o l'Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato in occasione di ispezioni e verifiche; assicura altresì, se richiesto o necessario, informazioni complete, fornitura di dati e documentazione nel rispetto dei principi di trasparenza e correttezza e delle funzioni istituzionali delle autorità.

 

Il SB garantisce che i rapporti con le autorità siano rispettosi dei principi e dei valori stabiliti, identifica e segnala eventuali violazioni e responsabilità degli autori al direttore generale.

 

La Società previene e si oppone a qualsiasi condotta attiva o passiva che si concretizzi in artifici e inganni posti in essere, con qualsiasi mezzo, da un individuo all'interno della Società e finalizzati a ottenere ingiustificatamente finanziamenti, sovvenzioni o provvidenze erogate da enti pubblici nazionali e/o comunitari, o a distrarne l'uso vincolato.

 

In caso di erogazione, la Società ha un obbligo di rendicontazione in relazione a tali attribuzioni.

 

Nell’ambito delle attività aziendali finalizzate all’ottenimento di licenze, permessi, concessioni amministrative e simili, i membri della Società devono basare il proprio operato sulla massima diligenza, correttezza e attenzione.

 

La Società collabora attivamente, se necessario, con le autorità giudiziarie, le forze dell’ordine e qualsiasi pubblico ufficiale nel contesto di ispezioni, controlli, indagini o procedimenti giudiziari.

 

Art. 14 - Rapporti esterni

 

L’obiettivo della Società è aumentare il grado di soddisfazione e apprezzamento dei propri servizi, sensibilizzando alle esigenze dei clienti, anche potenziali, e fornendo informazioni complete e preventive.

 

Questi rapporti sono gestiti secondo criteri di collaborazione, disponibilità, professionalità e trasparenza, nel rispetto della riservatezza, al fine di costruire rapporti solidi e duraturi caratterizzati da fiducia reciproca.

 

La scelta dei fornitori si basa su una attenta valutazione tecnica ed economica considerando i seguenti parametri: analisi dei prodotti, dell’offerta, convenienza economica, idoneità tecnica e professionale, competenza e affidabilità. 

 

La condivisione del Codice è un prerequisito indispensabile per l’instaurazione e il mantenimento dei rapporti di fornitura. I prodotti e/o servizi forniti devono comunque essere conformi e giustificati da concrete esigenze aziendali, motivate e illustrate per iscritto dai responsabili che assumono gli impegni di spesa, entro i limiti del budget disponibile.

 

Nell’ambito di rapporti continuativi per la fornitura di beni e servizi, così come con qualsiasi potenziale fornitore, la Società mantiene rapporti basati sui principi di buona fede e trasparenza e sul rispetto dei valori di correttezza, imparzialità, lealtà e pari opportunità.

 

Al termine di ogni rapporto e, in ogni caso, prima di completare il pagamento per le forniture ricevute, la Società verifica la qualità, l’adeguatezza e la tempestività del servizio ricevuto e l’adempimento di tutti gli obblighi assunti dalla controparte, rispettando le disposizioni fiscali.

 

I rapporti con consulenti esterni, collaboratori e qualsiasi terzo esterno sono basati sugli stessi principi e criteri di selezione.

 

La Società, al fine di tutelare la propria immagine e proteggere le proprie risorse, non intrattiene rapporti di alcun tipo con soggetti che non operano nel rispetto delle normative vigenti o che si rifiutano di adeguarsi alle sue procedure o ai principi e valori previsti dal Codice.

 

Ai membri della Società è vietato chiedere favori, regali e/o altri benefici a consulenti e fornitori, o concedere o promettere loro benefici simili, anche se finalizzati a ottimizzare il rapporto con DESIGN ITALY.

 

Il rispetto di queste disposizioni è affidato al SB, che segnala eventuali violazioni accertate all’organo di gestione. I membri della Società devono segnalare al SB qualsiasi circostanza che possa costituire una non conformità alle disposizioni di questa sezione.

 

La Società basa i suoi rapporti con i partner commerciali e le aziende concorrenti sul rispetto tempestivo della legge, delle regole di mercato, dei principi ispiratori della leale concorrenza e sul contrasto a qualsiasi forma di accordo o comportamento illecito o collusivo.

 

La Società mantiene rapporti costanti con i sindacati per garantire un dialogo partecipativo e decisioni condivise sulle questioni sociali che la riguardano.

 

I rapporti con i mass media sono gestiti per conto della Società dall’amministratore delegato, o da una persona a cui sia stata temporaneamente assegnata la funzione di addetto stampa o portavoce, al fine di garantire la sicurezza, coerenza, completezza, uniformità e univocità delle informazioni.

 

Al personale, anche se richiesto, è vietato intrattenere rapporti con i mass media o rilasciare dichiarazioni pubbliche, divulgando dati e informazioni riguardanti la Società, ancor più se tali dati possono influenzare e/o compromettere l’immagine aziendale di DESIGN ITALY.

 

Art. 15 - Tutela della privacy

 

La Società si conforma al Codice della Privacy aggiornato ai sensi del Decreto Legislativo n. 53/2019 e del Decreto Legislativo n. 101/2018 nel rispetto del GDPR.

 

La Società opera nel rispetto dei diritti di coloro che si occupano della protezione dei dati personali, siano essi dipendenti, collaboratori, clienti o fornitori, e fornisce loro informazioni complete e aggiornate sul trattamento dei dati – sia ordinari che potenzialmente sensibili – acquisiti o che saranno acquisiti e/o trattati nel corso dell’attività aziendale, richiedendo il consenso informato ogni volta che ciò sia necessario.

 

Salvo diversa comunicazione agli interessati, tali dati non possono essere comunicati, divulgati o utilizzati per scopi diversi da quelli imposti dalla legge e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro vigente, sia all'interno che all'esterno della Società. La Società ha nominato un responsabile interno, nonché incaricati del trattamento dei dati responsabili del rispetto della normativa di settore.

 

È vietato alle persone che lavorano all'interno della Società, sia in posizioni dirigenziali che subordinate, alterare in qualsiasi modo il funzionamento del sistema informatico e online, o modificare in qualsiasi modo dati, informazioni e programmi installati al fine di procurare direttamente e/o indirettamente vantaggi o utilità per l'attività aziendale.

 

La Società ha assicurato agli interessati che i loro dati personali sono trattati secondo le appropriate misure minime di sicurezza in conformità con la normativa vigente, presso la sua sede, e sempre da personale autorizzato.

 

DESIGN ITALY monitora continuamente l’aggiornamento delle proprie misure di sicurezza.

 

Art. 16 - Gestione contabile e finanziaria

La Società fornisce una rappresentazione chiara, corretta e veritiera delle proprie registrazioni effettuate in conformità al Codice Civile italiano, ai principi contabili e nel rispetto della normativa fiscale vigente, al fine di garantire trasparenza e tempestività di verifica. DESIGN ITALY previene inoltre la creazione di registrazioni false, incomplete o fuorvianti affinché non vengano emessi o registrati fondi non preventivati, segreti o non registrati, o detenuti in conti personali, né fatture per operazioni totalmente o parzialmente inesistenti.

 

In conformità alla normativa vigente, è espressamente vietato ai dirigenti rappresentare, nei bilanci, nei libri sociali e nelle comunicazioni rivolte ai soci e/o a terzi, fatti non corrispondenti al vero, o omettere informazioni riguardanti la situazione economica, patrimoniale e finanziaria di DESIGN ITALY al fine di indurre in errore i destinatari di tali informazioni, arrecare danno finanziario ai soci e ai creditori sociali, o comportarsi in modo contrario alla normativa fiscale applicabile.

 

A tal fine, secondo il principio di controllo rappresentato dalla separazione delle funzioni, le singole operazioni contabili e la loro successiva supervisione e revisione sono svolte da soggetti diversi il cui ambito di competenza è chiaramente identificato all’interno della Società, evitando che vengano attribuiti poteri illimitati e/o eccessivi.

 

È vietata qualsiasi azione od omissione idonea a impedire, ostacolare o falsare le attività di controllo riservate ai soci o attribuite agli organi interni e di controllo esterni alla Società.

 

È espressamente vietato a chiunque utilizzare i fondi della Società senza autorizzazione e istituire, detenere e gestire fondi, anche esteri, non risultanti dalla contabilità ufficiale.

 

Eventuali violazioni di questa sezione devono essere prontamente segnalate da chiunque ne sia a conoscenza, all’Organismo di Vigilanza e all’organo di gestione.

 

Le procedure aziendali e il modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 regolano la conduzione delle operazioni e delle transazioni economiche dalle quali deve essere possibile identificare, in relazione alle risorse finanziarie utilizzate o da utilizzare, l’autorizzazione, la coerenza, la congruità, la corretta registrazione e la verificabilità di tali operazioni e transazioni.

 

Il sistema coordinato di supervisione interna contribuisce al miglioramento dell’efficienza gestionale e costituisce uno strumento di supporto indispensabile per l’azione manageriale.

 

Le parti che hanno i poteri di erogazione delle risorse economiche e di riscossione per conto della Società devono essere diverse dalle persone incaricate della supervisione.

 

Le comunicazioni aziendali devono essere chiare, veritiere, corrette, trasparenti ed esaustive; devono rispettare i principi, i criteri e le formalità previsti dal Codice Civile italiano, dai principi contabili e in conformità alla normativa fiscale, nonché alle leggi speciali e ai regolamenti applicabili.

 

Il bilancio annuale o infrannuale, i prospetti informativi, i libri sociali e, in generale, le relazioni o comunicazioni sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria richieste dalla legge, le scritture contabili e i libri sociali di DESIGN ITALY sono documenti redatti secondo i principi di trasparenza e correttezza.

 

Il personale è sensibilizzato al fine di prevenire operazioni che potrebbero portare al riciclaggio di denaro.

 

La Società può concedere contributi e sponsorizzazioni a privati e enti pubblici e non profit, specialmente se finalizzati a obiettivi sociali, culturali e di solidarietà, nel rispetto delle disposizioni contabili, civili e fiscali.

 

Art. 17 - Prevenzione dei reati ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/01

 

Il Decreto Legislativo n. 231/2001 ha introdotto il principio della responsabilità amministrativa delle società a causa di un atto illecito commesso nell'interesse o a vantaggio di soggetti in posizioni apicali o subordinate.

 

Gli articoli 6 e 7 del Decreto Legislativo n. 231/2001 concedono, tuttavia, la possibilità per la società di essere esonerata dalla responsabilità nel caso in cui essa, di propria iniziativa, abbia adottato e effettivamente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la commissione di reati, affidando al SB il potere di vigilanza per prevenire tali reati.

 

Al fine di identificare e delimitare il rischio di tali reati, la Società ha effettuato una valutazione dei rischi connessi alla propria attività e alle funzioni correlate riguardo alla potenziale verifica di tali reati e ha adottato il Modello di cui alla seconda sezione sopra.

 

Il Modello deve essere aggiornato dal SB quando vengono apportate modifiche al Decreto Legislativo n. 231/2001, o se emergono nuove aree di rischio all'interno della Società.

 

Questo Codice coordina e integra il modello adottato da DESIGN ITALY, con il quale identifica sinergicamente gli standard di condotta che le persone che operano nelle aree/funzioni valutate e registrate come a rischio di reato devono rispettare.

 

Le persone che operano in queste aree, funzioni e/o direzioni devono rispettare il Codice previsto, o rischiano le sanzioni previste dal sistema disciplinare.

 

Il SB è l'entità aziendale incaricata delle attività di supervisione nonché dell'aggiornamento e dell'adattamento del Modello. È autonoma e indipendente, distinta dalla proprietà e dalla gestione della Società, ma inerente all'attività aziendale della Società in virtù del coordinamento con gli organi di gestione e di controllo, e svolge continuamente le sue funzioni.

 

Il SB è composto da persone con i requisiti necessari di integrità, professionalità e indipendenza, nonché competenza ed esperienza nelle aree di interesse.

 

Al momento della nomina del SB, l'organo di gestione determina il numero dei membri e l'organizzazione, stabilisce la durata dell'incarico, la sostituzione dei membri, il rinnovo dei mandati, il budget e la remunerazione.

 

Entro questi limiti e in base ai poteri attribuiti dal Modello, il SB dispone di risorse strutturali ed economico/finanziarie proprie, ha il potere di autodeterminazione riguardo alla propria organizzazione, regolamentazione e funzionamento e, nello svolgimento del proprio mandato, può essere assistito, se necessario, da consulenti esterni.

 

Il SB, nell'esercizio dei propri poteri, farà:

 

• interpretare, applicare e monitorare il rispetto del Codice;
• monitorare la conformità, il funzionamento, l'aggiornamento e l'ottimizzazione del Modello e del Codice;
• effettuare ispezioni, monitoraggi e coordinamento con altri organi interni/esterni;
• individuare e segnalare eventuali trasgressori agli organi preposti, avviando la procedura disciplinare.

 

Per queste attività, il SB redige una relazione all'organo di gestione sullo stato di avanzamento del processo di attuazione sia del Codice che del Modello a intervalli da definire, descrivendo eventuali interventi necessari per migliorare la funzionalità e l'efficacia del sistema di prevenzione.

 

Nell'adempimento delle sue funzioni, il SB interagisce costantemente con la direzione aziendale, nonché con i responsabili delle singole aree che sono tenuti a fornire un flusso costante di informazioni e a coordinarsi con esso, oltre a mettere a disposizione la documentazione necessaria per effettuare i controlli.

 

Il SB, nello svolgimento dei propri compiti, se necessario, interagisce con enti esterni quali autorità di vigilanza o uffici della Pubblica Amministrazione.

SEZIONE IV - DISPOSIZIONI FINALI

Art. 18 - Riferimento alla normativa applicabile

 

Il contenuto di questo Codice deve essere coordinato con le disposizioni dello statuto aziendale, del Codice Civile italiano, del Codice Penale italiano e delle leggi speciali in riferimento ai reati penali connessi all'attività d'impresa, nonché con lo Statuto dei Lavoratori e il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, e con ogni altra legge o regolamento applicabile.

 

Il Codice è attuato in coordinamento con i requisiti del Modello adottato dall'Azienda.

 

Il Codice incorpora automaticamente tutte le normative presenti e future che definiscono i reati che comportano la responsabilità amministrativa di un'azienda, nonché mirate alla prevenzione dei reati contro il sistema economico e costituisce una salvaguardia indispensabile per l'Azienda e la sua attività.

 

Art. 19 - Attuazione 

 

Il Collegio Sindacale è delegato dall'organo di gestione con la responsabilità di gestire tutti gli aspetti relativi alla divulgazione e all'applicazione del Codice e del Modello. Il Collegio Sindacale si avvale della collaborazione dei membri del consiglio di amministrazione e delle parti da esso delegate, nelle indagini connesse alle procedure operative e per la segnalazione e gestione delle violazioni che sono di sua competenza definire.

 

Tali procedure, consentendo un'adeguata tutela della riservatezza, devono regolamentare la materia per garantire una correttezza generale del processo, al fine di evitare segnalazioni di scarsa rilevanza, non supportate da fatti o completamente infondate, e adottare decisioni solo in riferimento a violazioni significative. A tal fine, il collegio sindacale analizza e verifica le segnalazioni di potenziali violazioni del Codice e del Modello ricevute con modalità specifiche (ad esempio fax, e-mail).

 

Il Collegio Sindacale ha comunque il diritto di raccogliere direttamente qualsiasi prova di violazioni del Codice e del Modello.

 

Il Collegio Sindacale è un punto di riferimento per l'interpretazione del Codice e del Modello, si avvale di strutture, anche esterne, per la verifica periodica e l'aggiornamento del Codice e del Modello, assicurando altresì processi efficaci di comunicazione, formazione e coinvolgimento, coordinando iniziative per la loro diffusione e per garantirne la comprensione.

 

Il consiglio di amministrazione, assistito dalle persone che può delegare, è responsabile della preparazione e dell'attuazione, sulla base delle indicazioni del collegio sindacale, di adeguati piani di comunicazione interna e formazione sui principi etici con cui DESIGN ITALY si è conformata; sono predisposti piani analoghi per rendere noto il sistema adottato e le procedure per la segnalazione di eventuali violazioni conosciute esternamente.

 

La direzione ha una responsabilità diretta in relazione al Codice e al Modello. A tal fine, deve comportarsi in linea con i principi sopra indicati per dare l'esempio ai propri collaboratori, che devono essere gestiti in modo da percepire la conformità ai valori sottostanti come parte essenziale del loro lavoro.

 

La direzione stimola i propri dipendenti a un'analisi comune degli aspetti relativi all'applicazione e all'interpretazione del sistema di organizzazione e controllo implementato.

 

Il consiglio di amministrazione segnala tempestivamente al Collegio Sindacale qualsiasi caso di possibile violazione del Codice e del Modello al fine di adottare le misure appropriate.

 

La conformità ai principi e alle regole del Codice e la loro circolazione e applicazione nell'ambito delle responsabilità assegnate sono parte essenziale e integrante degli obblighi contrattuali di ogni dipendente.